Microsoft Lists: Listen erstellen und bearbeiten

Habt Ihr noch den Überblick über die vielen Apps und Dienste in Microsoft 365? Microsoft Lists ist ein weiteres Online-Tool, mit dem man eigene Listen erstellen und verwalten kann. Was unterscheidet Lists von anderen Listen-Apps? Für welche Zwecke eignet sich Microsoft Lists mit Blick auf Job und Schule? In diesem Blog-Artikel stelle ich Dir das Online-Tool und seine Funktionen vor.


Noch eine Microsoft-App für Listen?

Auf den ersten Blick gibt es in Microsoft 365 schon ausreichend Möglichkeiten, um Listen für verschiedene Zwecke zu erstellen. Vielleicht kennst und nutzt Du schon 👉🏻 Microsoft To Do für Aufgaben- oder Einkaufslisten. Auch die Notizbuch-App 👉🏻 OneNote eignet sich, um schnell Listen zu erstellen und Informationen entsprechend zu ordnen.

Beide Apps lernst Du ja 📙 in meinem Lehrer-Handbuch „Microsoft 365 Education“ ausführlich kennen. Darin erfährst Du vor allem, wie Du Deinen Alltag in Schule und Unterricht digital und produktiv organisierst.

Auch Tools wie Planner und Project bieten sich an, um Listen zu erstellen und die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen. Manche Anwender nutzen wiederum einfach Excel oder Access, um diverse Inhalte aufzulisten und im Blick zu behalten. Warum gibt es also zusätzlich noch Microsoft Lists? Was kann die Online-App im Vergleich besser?


Individuelle Listen mit individuellen Metadaten

Ich finde es hier gar nicht so einfach, den Mehrwert von Microsoft Lists zu beschreiben. Wer das Prinzip dieser besonderen Listen aber einmal versteht, findet schnell Ideen für den sinnvollen Praxis-Einsatz in Job und Schule.

Eine Liste in Microsoft Lists kann viele einzelne Einträge enthalten. Jedem Listenelement kannst Du weitere feste Eigenschaften zuordnen, die Du vorher in verschiedenen Spalten festlegst. Diese Eigenschaften können zum Beispiel kurze Beschreibungstexte, Datumsangaben oder vordefinierte Auswahlfelder sein. Das Prinzip erinnert an eine Datenbank mit vorab definierten Metadaten.

Beispiel: Geräteverwaltung mit Microsoft Lists

Als Beispiel habe ich hier eine Liste angelegt, mit der eine Einrichtung die Ausleihe von technischem Zubehör verwalten kann. Das können zum Beispiel 🛒 Tablet-PCs*, 🛒 Mikrofone* oder irgendwelche 🛒 Adapter* sein. Jeder Eintrag entspricht einem Gerät, dem ich jeweils eine Kategorie und eine Gerätenummer zugeordnet habe.

Liste mit Elementen in Microsoft Lists
Liste mit Elementen in Microsoft Lists

In der Liste kann man außerdem angeben, welche Person die Technik wann ausgeliehen und zurückgegeben hat. Ein Vorteil: Für eine bessere Übersicht kann man die Listenelemente nach den jeweiligen Eigenschaften sortieren. Die Spalten und ihre möglichen Einträge lassen sich bei Bedarf ändern und beliebig erweitern.

Spalte bearbeiten in Microsoft Lists
Spalte bearbeiten in Microsoft Lists

Erfahrene Anwender haben es vielleicht schon erkannt: Listen in Microsoft Lists entsprechen einer vereinfachten Variante der Sharepoint-Listen. Wer schon mal eine 👉🏻 Datenbank mit Access erstellt hat, wird die Logik ebenfalls schnell durchdringen. Dank der nutzerfreundlichen Darstellung finden sich auch Einsteiger nach kurzer Zeit zurecht.

Liste als Galerie anzeigen
Liste als Galerie anzeigen

Erste Schritte mit Microsoft Lists

Microsoft Lists ist eine Web-App, die Du im Online-Portal von Microsoft 365 findest. Du nutzt Lists also grundsätzlich im Browser. Apps für Android und iOS sollen in Kürze verfügbar sein, damit Du das Tool auf dem 🛒 Smartphone* nutzen kannst.

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Melde Dich wie gewohnt in der 👉🏻 Web-Oberfläche von Microsoft 365 an. Klicke links oben auf das Menü. Unter Alle Apps solltest Du den Eintrag für Lists finden, der Dich zur Startseite führt. Dort siehst Du bereits erstellte Listen und kannst direkt eine Neue Liste anlegen.

Startseite von Microsoft Lists
Startseite von Microsoft Lists

Außerdem findest Du dort eine Auswahl von Vorlagen mit bereits vorgegebenen Spalten. Diese kannst Du natürlich individuell anpassen. In jedem Fall empfehle ich Dir, vorab zu skizzieren, welche Metadaten in welchen Formaten Du für Deine Listenelemente brauchst. Die Felder können zum Beispiel auch Orte, Links oder Bilder sein. Mache Dich am besten mit den Möglichkeiten unter Spalte hinzufügen vertraut.

Im nächsten Schritt kannst Du die Liste dann mit Elementen füllen. Klicke links oben auf Neu, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Alternativ kannst Du auch die Rasteransicht nutzen, um Einträge direkt in der Tabelle hinzuzufügen.


Weitere Funktionen und Möglichkeiten mit Microsoft Lists

Microsoft 365 lebt ja davon, dass die verschiedenen Apps und Tools miteinander verbunden sind. Das gilt auch für einige mögliche Interaktionen mit Microsoft Lists.

  • Wenn jemand die Liste oder ein Element in der Liste ändert, kannst Du Dich darüber benachrichtigen lassen. Das ist in unserem Beispiel oben praktisch, wenn ein verliehenes Gerät wieder verfügbar ist. Benachrichtigungen kannst Du über die entsprechende Funktion oben in der Menüleiste einrichten.
Benachrichtigung einrichten
Benachrichtigung einrichten
  • Eine Liste muss nicht in Microsoft Lists gefangen bleiben. Du kannst sie auch in eine 🛒 Excel-Datei exportieren und dann anderweitig bearbeiten. Die Funktion für den Export findest Du ebenfalls oben im Menü.
  • Programmierfreudige Anwender haben vielleicht schon mal mit 🛒 PowerApps oder PowerAutomate experimentiert. Die Daten in einer Liste können damit zum Beispiel Grundlage für eine interaktive App werden oder automatisierte Aktionen auslösen. Hier steckt also viel weiteres Potenzial für komplexe Anwendungsgebiete.

Für welche Zwecke nutzt Du Microsoft Lists? Verwaltet ihr Literatur oder die Einführung neuer Kollegen mithilfe der Listen? Welche Ideen hast Du noch für diese praktische App? Ich freue mich auf Deinen Kommentar unter diesem Blog-Artikel!

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