Buchungssystem für Kurse – online mit Microsoft Bookings [Anleitung]

Microsoft Bookings eignet sich nicht nur für die Terminvergabe, sondern auch als Buchungssystem für Kurse und Seminare. Auf der Buchungsseite lassen sich mehrere Angebote online buchen – auf Wunsch mit begrenzten Plätzen. Wie die Kursbuchung in Microsoft Bookings aussehen kann, zeige ich Dir in dieser kurzen Anleitung.

Ich setze hier voraus, dass Du eine geeignete Lizenz für Microsoft 365 bzw. Microsoft 365 Education zur Verfügung hast. Der Online-Dienst Bookings als Buchungssystem ist in der Regel in den kostenpflichtigen Lizenzen für Firmen und Schulen enthalten.

Das Ziel: Buchungsseite für Kurse mit Bookings

Für diese Anleitung möchte ich eine Buchungsseite mit zwei Kursangeboten erstellen, beispielhaft für einen Pädagogischen Tag an einer Schule. Zwei Fortbildungen finden parallel zur selben Zeit statt – jeweils bei einem anderen Dozenten.

So wird die Webseite für die Kursanmeldung mit Microsoft Bookings aussehen:

Meine Buchungsseite ist nur für Personen innerhalb der Organisation abrufbar. Lehrkräfte müssen sich also erst mit ihrem Benutzerkonto für Microsoft 365 anmelden. Danach können sie auf der Seite einen der beiden Kurse auswählen und online buchen.

Dabei soll Bookings pro Kurs nur eine begrenzte Anzahl von Plätzen anbieten. Wenn ein Workshop ausgebucht ist, darf das Buchungssystem also keine weitere Anmeldung erlauben.

Buchungsseite für Kurse erstellen und bearbeiten

1. Öffne Microsoft Bookings im Browser. Du kannst die Web-App zum Beispiel über das Online-Portal von Microsoft 365 aufrufen.

2. Von der Startseite aus kannst Du eine neue Buchungsseite erstellen. Der Assistent bittet Dich um verschiedene Angaben, die ggf. später angezeigt werden und Einfluss auf die Terminauswahl haben.

3. Danach kümmern wir uns um die Kursangebote. Lege dafür jeweils einen Dienst an. So heißen die buchbaren Termineinheiten in Microsoft Bookings. Zusätzlich zu den Kursinfos kannst Du hier auch eine maximale Teilnehmerzahl festlegen. So vergibt das Buchungssystem später nur begrenzte Plätze pro Kurs.

4. In diesem Beispiel finden die Fortbildungen nicht regelmäßig statt, sondern nur an einem bestimmten Tag. Den Termin für die Kursbuchung kannst Du unter Verfügbarkeitsoptionen entsprechend eingrenzen.

5. Danach lassen sich noch feste Mitarbeiter zuweisen. Sie werden auf der Buchungsseite von Bookings jeweils als Dozenten angezeigt. In dem Zeitraum sollten die Personen natürlich keine anderen Termine im Kalender haben.

6. Schau Dir unter Buchungsseite noch die weiteren Design-Optionen an. Dort findest Du auch den Link zur Seite, über den sich die Teilnehmer ab sofort online anmelden können (s. o.). Teile den Link zum Beispiel per E-Mail oder per Microsoft Teams mit Deinem Team oder Kollegium. Die Buchungsseite lässt sich auch auf mobilen Geräten öffnen.

Gebuchte Plätze in Bookings anzeigen

Du kannst Dir im Buchungssystem jederzeit ansehen, ob und wie oft die Kurse schon ausgewählt wurden. Die Übersicht zeigt die Anzahl der bereits gebuchten Plätze an.

Wenn Du den Eintrag anklickst, siehst Du die Namen der angemeldeten Teilnehmenden. Weil Microsoft Bookings vorrangig ein Business-Tool ist, werden sie als Hinzugefügte Kunden bezeichnet.

Zusätzlich trägt Bookings gebuchte Termine direkt im Kalender ein. Auch die betroffenen Personen sehen entsprechende Einträge in ihrem Kalender in Outlook.

Ich empfehle Dir gerne noch einen Blick auf die weiteren Funktionen von Bookings. Hilfreich ist zum Beispiel die Option, allen Teilnehmenden rechtzeitig vor dem Kurs eine Erinnerung per E-Mail zu senden.

Hast Du Microsoft Bookings schon mal als Buchungssystem für Kurse genutzt? Wie hat die Einrichtung der Kursbuchung in der Web-App geklappt? Welche Funktionen vermisst Du in dem Online-Dienst? Schreib mir Deine Erfahrung – gerne als Kommentar unter diesem Blog-Artikel!