Was ist eigentlich Microsoft Forms? Wofür nutzt man diese Software überhaupt? Vermutlich hast Du schon eine gewisse Vorstellung davon, weil Du Dich für Forms interessierst und deshalb diese Seite aufgerufen hast.
Dieser Blog-Artikel dient als kurze, allgemeine Erklärung, die sich sowohl an Einsteiger als auch an fortgeschrittene Anwender richtet.
Online-Formulare erstellen mit Microsoft Forms
Microsoft Forms ist eine Anwendung, mit der Du Online-Formulare erstellen kannst, zum Beispiel für Umfragen und Wissens-Tests. Eigene Abstimmungen und Quiz-Spiele lassen sich in wenigen Schritten vorbereiten, im Internet veröffentlichen und größtenteils sogar automatisch auswerten.
Mit solchen Formularen kannst Du zum Beispiel in Deiner Firma oder Schule die Meinung aller Kollegen zu einem bestimmten Thema einholen. Du kannst Deine Kunden oder Besucher um Feedback zu einem neuen Produkt, zu einer Veranstaltung oder zu einem Vortrag bitten. Weitere Beispiele lernst Du in meiner Rubrik mit bisherigen Anleitungen für Microsoft Forms kennen.
Für solche Fälle erstellst Du in Forms eine Umfrage, mit der Du auch Vorschläge sammeln und Stimmungsbilder erfassen kannst. Bei so einem Formular geht es also meist um offene Rückmeldungen, nicht um richtige oder falsche Antworten.
Tests in Quiz-Form vorbereiten
Das ist bei einem Quiz anders, für das Microsoft Forms vor allem in Schulen und Bildungseinrichtungen zum Einsatz kommt. Dabei gibst Du meist sowohl die Fragen als auch die richtigen Antworten vor.
Lehrende können zum Beispiel Tests in Quiz-Form umsetzen, um den aktuellen Wissensstand zu einem Thema abzufragen. Die Schüler*innen beantworten die Fragen dann im Unterricht oder zu Hause – wahlweise als Fließtext oder mithilfe schon vorgegebener Auswahlmöglichkeiten (Multiple Choice).
Forms eignet sich also auch für Vokabeltests, Mathematik-Aufgaben oder längere Einschätzungen über mehrere Sätze hinweg – wenn es inhaltlich passt, dann sogar angereichert mit sichtbaren Fotos oder eingebetteten Videos.
Formulare online ausfüllen auf verschiedenen Geräten
Deine erstellten Formulare kannst Du online an andere Menschen weitergeben und von ihnen ausfüllen lassen – wahlweise nur innerhalb Deiner Einrichtung, von einer vorher festgelegten Personengruppe oder von allen Menschen, die Zugriff auf den Link zur Umfrage bzw. zum Quiz haben.
Niemand muss dafür eine App herunterladen oder ein Programm installieren: Jedes mit Microsoft Forms erstellte Formular kann man in so ziemlich jedem Internetbrowser gleichermaßen auf Desktop-PCs, Tablets und Smartphones ausfüllen.
Später kannst Du die Ergebnisse der Abstimmungen und Tests einzeln einsehen – je nach Einstellung auch komplett anonymisiert. Außerdem fasst Microsoft Forms die Eingaben für Dich in übersichtlichen Tabellen und Grafiken zusammen.
Bei einem Quiz wertet das Online-Tool richtige Antworten eigenständig aus und vergibt auf Wunsch vorgegebene Punkte dafür.
Formulare im Zusammenspiel mit Microsoft-Apps
Für all diese Funktionen brauchst Du keinerlei Programmierkenntnisse. Mit wenigen Klicks entstehen in der Benutzeroberfläche einfache Web-Formulare, die aus mehreren Fragen und den dazugehörigen Antwortfeldern bestehen. Dabei stellt Microsoft Forms verschiedene Fragetypen als Bausteine zur Verfügung.
Spannend finde ich auch das Zusammenspiel von Forms mit anderen beliebten Microsoft-Apps. Hier ein paar Beispiele:
- Du kannst die erstellten Formulare über die Kommunikationsplattform Teams verteilen.
- Formulare lassen sich dank OneNote in digitalen Notizbüchern einbetten.
- Bei Bedarf spuckt Dir Forms eine Excel-Tabelle mit allen eingegebenen Daten aus, damit Du die gesammelten Antworten im Detail auswerten kannst.
- Außerdem lassen sich bei jedem ausgefüllten Formular automatische Aktionen auslösen. Dabei kommt Power Automate zum Einsatz, das Automatisierungs-Tool in Microsoft 365. Darüber freuen sich vor allem fortgeschrittene Anwender*innen.
Benutzerkonto als Voraussetzung für Microsoft Forms
Microsoft Forms steht grundsätzlich kostenlos zur Verfügung. Du brauchst für die Anmeldung im Browser nur ein Microsoft-Konto, das man als Privatperson gratis erstellen kann.
Eventuell hast Du so ein Benutzerkonto sogar schon, weil Du eine E-Mail-Adresse von Outlook.com nutzt oder das Betriebssystem Windows damit eingerichtet hast. Dann kannst Du Deine Anmeldedaten auch für Forms nutzen.
Vielleicht hast Du von Deiner Firma oder Schule eine Lizenz für Microsoft 365 zur Verfügung gestellt bekommen. Im Online-Portal dieser Software-Sammlung ist Forms natürlich auch enthalten. Wo Du die Anwendung darin findest und startest, zeige ich Dir im folgenden Kapitel.
Microsoft Forms auch offline nutzen?
Du solltest vorab noch wissen, dass es Microsoft Forms bislang nur als Web-App gibt, auf die Du mit jedem Browser zugreifen kannst. Die Benutzeroberfläche steht Dir demnach nur online zur Verfügung, während eine Internetverbindung besteht. Ein Desktop-Programm oder eine Windows-App zum Installieren auf dem PC gibt es schlicht nicht.
Das heißt: Du kannst leider nicht offline mit dem Tool arbeiten, zum Beispiel wenn Du gerade ohne WLAN im Zug, im Flugzeug, im Ausland oder in einem deutschen Klassenzimmer bist.
Für den umfassenden Überblick über die wichtigsten Funktionen empfehle ich Dir mein Handbuch „Microsoft Forms für Einsteiger“. Alle darin vorgestellten Möglichkeiten habe ich selbst ausprobiert und mehrfach geprüft.
Die Entwickler überarbeiten die Software aber regelmäßig und spendieren ihr Updates mit neuen Funktionen. Es kann also zum Beispiel passieren, dass sich die Benutzeroberfläche an manchen Stellen verändert, dass Schaltflächen plötzlich umbenannt werden und dass Optionen an andere Positionen wandern.
Das ist kein Grund zur Panik: Wenn Du Dich an den Beschriftungen in den Menüs orientierst, solltest Du Dich trotzdem jederzeit problemlos in Forms zurechtfinden. Vielleicht entdeckst Du ja mal beim Ausprobieren neue Funktionen.
Außerdem empfehle ich Dir bei Bedarf immer auch den Blick in die Online-Hilfe von Microsoft Forms, die Du direkt in der Web-App findest. Sie versteckt sich oben rechts hinter dem Fragezeichen und enthält kurze Tutorials, Infos zu neuen Funktionen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Für welche Zwecke nutzt Du Microsoft Forms? Wie hast Du den Einstieg mit den Online-Formularen gemeistert? Ich bin gespannt auf Deine Erfahrungen – gerne als Kommentar unter diesem Beitrag!