OneNote: Drucken von Seiten & ganzen Notizbüchern

Kaum eine Office-Software steht so sehr für papierloses Arbeiten wie OneNote. Wer Dokumente und Unterlagen in digitalen Notizbüchern verwaltet, kann oft aufs Drucken von Seiten verzichten und spart so jede Menge Papier und Tinte. Meistens genügt es, die Notizen in der App aufzubewahren und bei Bedarf auf irgendeinem Bildschirm aufzurufen.

Vielleicht benötigst Du trotzdem mal einen Ausdruck einer Seite oder eines Notizbuchs, zum Beispiel eine Briefvorlage, eine Rechnung oder ein Arbeitsblatt. Kein Problem: Du kannst Inhalte aus OneNote mit einem 🛒 Drucker zu Papier bringen – so wie Du es von anderen PC-Programmen kennst. In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir die wichtigsten Einstellungen fürs Drucken mit OneNote.

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Vor dem Drucken: Papierformat & Seitenansicht prüfen

Wie wird Dein Ausdruck auf Papier aussehen? Passen alle Inhalte überhaupt auf eine Seite? Das solltest Du vorab prüfen, weil es in OneNote nicht selbstverständlich ist. Schließlich sind die Seiten im digitalen Notizbuch zunächst unendlich groß und haben keine feste Begrenzung. Mache Dich bei Bedarf nochmal mit den 👉🏻 Seiteneigenschaften in OneNote vertraut.

Vielleicht weißt Du schon von Anfang an, dass eine Seite später ausgedruckt werden soll, zum Beispiel als Hand-Out für ein Seminar oder Reiseunterlagen als Sicherheit. Dann empfehle ich Dir, schon beim Erstellen 👉🏻 das Papierformat in OneNote festzulegen. Das ist bei fast allen Dokumenten sinnvoll, die Du auf DIN-A4-Papier brauchst.

Um Dir die Druckvorschau für die aktuelle Seite anzusehen, klickst Du erst links oben auf Datei und dann im Menü unter Drucken auf Seitenansicht. OneNote öffnet dann ein Fenster, in dem Du die Anordnung der Inhalte vorab prüfen kannst.

Seitenansicht in OneNote für Windows
Seitenansicht in OneNote für Windows

Druckeinstellungen in OneNote

Auf der linken Seite siehst Du den möglichen Ausdruck. Auf der rechten Seite kannst Du verschiedene Druckeinstellungen auswählen:

  • Soll nur die aktuelle Seite ausgedruckt werden? Oder möchtest Du mehrere Seiten, vielleicht sogar alle Seiten im ausgewählten Abschnitt drucken? Das legst Du ganz oben unter Druckbereich fest und kannst dann je nach Auswahl durch die Seitenvorschau blättern – links unten über die beiden Pfeile.
  • Unter Papierformat stehen Dir zahlreiche übliche Maße zur Verfügung. Wenn der Haken darunter gesetzt ist, wird der Inhalt der aktuellen Seite an die Papierbreite angepasst. Das kann vor allem bei größeren 👉🏻 Skizzen und Tafelbildern sinnvoll sein, die beim Zeichnen per Hand in die Breite gewachsen sind.
  • Selbsterklärend sind die Optionen unter Ausrichtung: Du kannst hier entscheiden, ob Du die Seite im Hochformat oder im Querformat ausdrucken willst. Die Seitenansicht passt sich an Deine Auswahl an.
  • In der Grundeinstellung ergänzt OneNote unten auf der Seite eine Fußzeile. Sie enthält wahlweise die Seitenzahl und/oder den Namen des aktuellen Abschnitts. Die Auswahl (keine) blendet die Fußzeile aus. Diese Einstellung gilt übrigens auch, wenn Du eine 👉🏻 Seite aus OneNote als PDF-Datei exportierst.

Seite(n) drucken in OneNote für Windows

Wenn Du mit der Vorschau der Seitenansicht zufrieden bist, klickst Du unten rechts auf Drucken. Damit öffnest Du das eigentliche Dialogfenster zum Drucken, das Du vielleicht schon von den anderen 👉🏻 Office-Programmen für Windows kennst.

Druckdialog von Windows 11
Druckdialog von Windows 11

Hier kannst Du zunächst Deinen Drucker auswählen. Entscheide darunter, wie viele Kopien der Seite(n) Du brauchst und wie die Ausdrucke sortiert sein sollen. Außerdem kannst Du hier nochmal festlegen, ob Du nur die aktuelle Seite oder gleich mehrere Seiten im Abschnitt ausdrucken möchtest. Du kannst auch einen Seitenbereich angeben. Die Angabe „1,4,5-7“ sendet zum Beispiel die Seite 1, die Seite 4 und die Seiten 5 bis 7 an Deinen Drucker.

Von Deinem Drucker-Modell hängt ab, welche weiteren Einstellungen hier noch verfügbar sind. Ich habe mich im Homeoffice für einen 🛒 günstigen Laserdrucker entschieden. Weil ich nur selten etwas ausdrucke, habe ich so keine Probleme mit eingetrockneter Tinte.

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Klicke zuletzt ein weiteres Mal auf Drucken, um den Vorgang zu starten. Dann wird der gewünschte Seiteninhalt an das Gerät übergeben und auf Papier ausgedruckt.

Du musst übrigens nicht jedes Mal den Umweg über die Seitenansicht gehen. Im Menü unter Datei kannst Du auch sofort die Funktion Drucken wählen. Noch schneller öffnest Du den Print-Dialog in OneNote mit der 👉🏻 Tastenkombination Strg + P – so wie in den anderen Office-Programmen auch.


Ganzes Notizbuch drucken mit OneNote

Du hast es vielleicht bemerkt: Auf dem herkömmlichen Weg kannst Du direkt eine oder mehrere Seiten im aktuellen Abschnitt an den Drucker senden. Das ganze Notizbuch zu drucken, bietet OneNote von Haus aus aber nicht an.

Um das Problem zu lösen, musst Du nur einen kleinen Zwischenschritt gehen. Exportiere das ganze Notizbuch zunächst als PDF-Datei. Schau Dir dazu gerne meine Anleitung für den 👉🏻 PDF-Export in OneNote an.

Danach solltest Du prüfen, ob das exportierte Dokument alle gewünschten Seiten aus dem Notizbuch enthält und die Inhalte gut auf die Seiten passen. Je nach Layout fügt OneNote beim Umwandeln unnötige weiße Seiten ein.

Die PDF-Datei kannst Du nun mit jedem geeigneten Programm öffnen und dann darüber ausdrucken. Das klappt zum Beispiel mit dem 👉🏻 Internetbrowser Microsoft Edge, der auch mit PDF-Dateien umgehen kann.

Übrigens: Manchmal möchtest Du vielleicht mehr Einfluss auf das Layout eines Ausdrucks haben. Dann kann es sinnvoll sein, die Seiten zuerst als Word-Dokument zu exportieren. Die Datei kannst Du dann nämlich mit 👉🏻 Microsoft Word öffnen und den Inhalt entsprechend anpassen, bevor Du das Ergebnis auf Papier bringst.


OneNote-Seiten per iPad drucken

Tablet-Nutzer wissen schon, dass manche Dinge auf dem iPad anders funktionieren als am PC. Vielleicht kennst Du diesen Umweg schon von anderen Apps auf Deinem Gerät.

Auf dem 🛒 iPad versteckt sich die Druckfunktion unter dem Dialog zum Teilen einer OneNote-Seite. Tippe auf den dazugehörigen Pfeil rechts oben und dann ganz unten auf Kopie der Seite senden. Statt mit der Mail-App geht’s dann weiter über Mit einer anderen App senden. Im Menü solltest Du nun die Aktion Drucken angeboten bekommen und antippen können.

Drucken im Teilen-Dialog auf dem iPad
Drucken im Teilen-Dialog auf dem iPad

Die Druckoptionen sind auf dem iPad überschaubar. Du kannst hier nur Deinen vom Tablet erkannten Drucker auswählen, die Anzahl der Kopien bestimmen und die gewünschte Papiergröße festlegen. Je nach 🛒 Drucker-Modell hast Du eventuell noch Einfluss auf weitere Einstellungen. Mache Dich im Zweifel mit der Bedienungsanleitung Deines Geräts vertraut.

Druckoptionen auf dem iPad
Druckoptionen auf dem iPad

Auf der linken Seite siehst Du auch wieder eine Seitenvorschau. Darauf kannst Du prüfen, ob alle Inhalte aus OneNote gut auf die Seite passen. Wenn Du mit der Ansicht zufrieden bist, startest Du den Druckvorgang, indem Du rechts oben auf Drucken tippst.

Für weitere Tipps rund um OneNote auf dem iPad empfehle ich Dir mein dazu passendes Handbuch. Darin lernst Du die Notiz-App und ihre Möglichkeiten auf dem Tablet von Grund auf kennen. Du kannst 📕 „OneNote für iPad“ wahlweise als Taschenbuch oder E-Book bestellen.

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Für welchen Zweck druckst Du OneNote-Seiten noch aus? Wann stößt Du beim papierlosen Arbeiten an Grenzen? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen in den Kommentaren unter diesem Artikel!

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