OneNote: Suchfunktion nutzen [Anleitung]

Um das Suchen und Finden von Inhalten in Microsoft OneNote dreht sich diese Anleitung: Wie funktioniert die Suche in OneNote? Welche Optionen bietet die integrierte Suchfunktion? Wofür eignet sich die Intelligente Suche?

Ich setze hier voraus, dass Du mit den digitalen Notizbüchern vertraut bist. Du solltest wissen, wie Du Notizen und Dokumente in OneNote erstellst und eingefügte Inhalte verwaltest. Für einen umfassenden Überblick empfehle ich Dir gerne mein beliebtes Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Ordnung in OneNote spart Zeit beim Suchen

Ein durchdachtes Ordnungssystem hilft Dir dabei, digitale Inhalte schnell wiederzufinden. Vor allem die nachvollziehbare Benennung von Abschnitten und Seiten spielt eine große Rolle, besonders wenn OneNote in einem großen Team zum Einsatz kommt – vielleicht sogar mit wechselnden Mitarbeiter*innen.

Wer digital zusammenarbeitet, muss eben doch noch miteinander kommunizieren und Vereinbarungen darüber treffen, wer welche Inhalte in welcher Form an welchem Ort ablegt – auch in OneNote.

Sich durch ein verschachteltes Ordnungssystem zu hangeln, kann im Arbeitsalltag trotzdem noch nerven und viel Zeit kosten. Manchmal kommst Du in Deiner stetig wachsenden Sammlung von Inhalten per Suchfunktion schneller zum Ziel. In dieser Anleitung erfährst Du deshalb mehr über die Möglichkeiten der Suche in OneNote.

So funktioniert die Suche in OneNote:

OneNote indiziert nach Möglichkeit alle Inhalte in Deinem Notizbuch. Dazu gehört nicht nur getippter Text. Ich habe Dir in früheren Anleitungen schon erklärt, dass auch handschriftliche Notizen, Dateiausdrucke und auf Wunsch sogar Audio- und Videoaufnahmen durchsuchbar sind.

Entscheidend ist das Suchfeld ganz rechts unter dem Menüband. Du kannst hier beliebige Begriffe eingeben. Schon während Du tippst, zeigt Dir OneNote in einem Fenster darunter passende Suchtreffer an – ohne wahrnehmbare Verzögerung.

Die Ergebnisse kannst Du anklicken und Dir die jeweilige Seite anschauen. Damit Du die Fundstücke sofort siehst, werden sie farbig markiert – egal ob Text oder Notiz in Handschrift.

Suchoptionen in OneNote

Die folgenden Optionen solltest Du ebenfalls kennen, um beim Suchen Deiner Inhalte in OneNote erfolgreicher und flexibler zu sein:

• OneNote durchforstet alle geöffneten und synchronisierten Notizbücher. Du kannst die Suche eingrenzen, etwa aufs aktuelle Notizbuch, den ausgewählten Abschnitt oder die angezeigte Seite. Klicke ganz rechts neben dem Suchfeld auf den kleinen Pfeil nach unten und triff dann die entsprechende Auswahl.

• Du kannst auch per Tastenkürzel in das Suchfeld springen. Strg + E lässt Dich alle Notizbücher durchsuchen, Strg + F nur die aktuelle Seite.

• Ganz unten im Ergebnisfenster findest Du die Option Suchergebnisse anheften. Sie öffnet auf der rechten Seite eine Leiste mit allen Fundstücken. Die Einträge sind verlinkt. Du kannst sie nach Änderungsdatum oder alphabetisch sortieren.

• Hilfreich finde ich auch die Möglichkeit, auf der Startseite von Microsoft 365 (Education) nach Inhalten zu suchen. Das dortige Suchfeld am oberen Rand spuckt alle Ergebnisse in Deiner Cloud aus, auch in Deinen Notizbüchern. Wenn Du auf einen Treffer in der Liste klickst, öffnet sich die dazugehörige Seite in OneNote Online. Innerhalb der eigentlichen Web-App funktioniert die Suche dagegen nur auf den im Notizbuch enthaltenen Abschnitten und Seiten.

• Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Suche in OneNote keine Rolle. Du kannst aber Suchbegriffe aus mehreren Wörtern in Anführungszeichen setzen. So ergibt die Suche nach der Kollegin »Bibi Beispiel« nur Treffer mit diesem vollen Namen, keine sonstigen Textstellen mit dem Wort Beispiel.

Intelligente Suche in OneNote

Vielleicht kennst Du schon die Bildersuche in OneNote – unterstützt von Bing, der Suchmaschine von Microsoft.

Auch die Intelligente Suche setzt auf die Verbindung zu dem Online-Dienst. Sie eignet sich für schnelles Nachschlagen im Internet. Die Bedeutung eines Fremdworts, eine bestimmte Jahreszahl, Eckdaten einer Person: Solche Fakten kannst Du fix suchen, ohne dafür ein Browser-Fenster zu öffnen.

1. Markiere auf einer Notizbuchseite den gewünschten Begriff, indem Du zum Beispiel mit gedrückter linker Maustaste über die Wörter fährst.

2. Klicke mit rechter Maustaste auf die Markierung und wähle im Kontextmenü die Option, nach dem Begriff zu suchen. Alternativ findest Du die Schaltfläche Intelligente Suche im Menüband oben unter Überprüfen.

3. Beide Wege öffnen auf der rechten Seite eine Ansicht mit Suchergebnissen und Infos, die Bing für relevant hält. Gut strukturierte Seiten wie Wikipedia-Artikel lassen sich in der Ansicht aufklappen, um mehr zu erfahren. Bei Interesse kannst Du die gelisteten Websites anklicken, um sie doch vollständig im Browser zu öffnen.

4. Anders als in Word und PowerPoint kannst Du die Links nicht direkt auf Deine Seite übertragen. Zumindest lassen sich manche Bilder kopieren und einfügen. Darüber hinaus ist die Intelligente Suche eben nur so intelligent wie die Suchmaschine Bing.

Noch mehr Tipps und Anleitungen rund um digitale Notizen gibt’s in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“. Darin erfährst Du u. a., wie Du Deine Inhalte sinnvoll strukturierst mithilfe von Kategorien noch besser findest.