OneNote: Suche starten, Suchfunktion anpassen [Anleitung]

Um das Suchen und Finden von Inhalten in Microsoft OneNote dreht sich diese Anleitung: Wie funktioniert die Suche in OneNote? Welche Optionen bietet die integrierte Suchfunktion?

Ich setze hier voraus, dass Du mit den digitalen Notizbüchern vertraut bist. Du solltest wissen, wie Du Notizen und Dokumente in OneNote erstellst und eingefügte Inhalte verwaltest. Für einen umfassenden Überblick empfehle ich Dir gerne meine beliebten Handbücher für OneNote.

Ordnung halten statt suchen müssen?

Ein durchdachtes Ordnungssystem hilft Dir dabei, Inhalte für schnell wiederzufinden. Auch eine nachvollziehbare Benennung von Abschnitten und Seiten spielt eine große Rolle, wenn OneNote in einem großen Team zum Einsatz kommt – vielleicht sogar mit wechselnden Mitarbeiter*innen.

Wer digital zusammenarbeitet, muss eben doch noch miteinander kommunizieren und Vereinbarungen darüber treffen, wer welche Inhalte in welcher Form an welchem Ort ablegt – auch in OneNote.

Sich durch ein verschachteltes Ordnungssystem zu hangeln, kann im Arbeitsalltag trotzdem noch nerven und viel Zeit kosten. Manchmal kommst Du in Deiner stetig wachsenden Sammlung von Inhalten schneller zum Ziel, indem Du die Suchfunktion nutzt. In dieser Anleitung erfährst Du deshalb mehr über die Möglichkeiten der Suche in OneNote.

Suchen in OneNote

OneNote indiziert nach Möglichkeit alle Inhalte in Deinem Notizbuch. Dazu gehört nicht nur getippter Text. Ich habe Dir in früheren Anleitungen schon erklärt, dass auch handschriftliche Notizen, Dateiausdrucke und auf Wunsch sogar Audio- und Videoaufnahmen durchsuchbar sind. Letzteres musst Du einmalig in den Optionen unter Audio und Video aktivieren.

Entscheidend ist das Suchfeld ganz rechts unter dem Menüband. Du kannst hier beliebige Begriffe eingeben. Schon während Du tippst, zeigt Dir OneNote in einem Fenster darunter passende Suchtreffer an – ohne wahrnehmbare Verzögerung.

Die Ergebnisse kannst Du hier anklicken und Dir die jeweilige Seite anschauen. Du siehst die Fundstücke sofort, weil sie farbig markiert sind – egal ob Text oder Notiz.

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Tipps für Suchfunktion in OneNote

Die folgenden Optionen solltest Du ebenfalls kennen, um beim Suchen Deiner Inhalte in OneNote erfolgreicher und flexibler zu sein:

• OneNote durchforstet alle geöffneten und synchronisierten Notizbücher. Du kannst die Suche eingrenzen, etwa aufs aktuelle Notizbuch, den ausgewählten Abschnitt oder die angezeigte Seite. Klicke ganz rechts neben dem Suchfeld auf den kleinen Pfeil nach unten und triff dann die entsprechende Auswahl.

• Du kannst auch per Tastenkürzel in das Suchfeld springen. Strg + E lässt Dich alle Notizbücher durchsuchen, Strg + F nur die aktuelle Seite.

• Ganz unten im Ergebnisfenster findest Du die Option Suchergebnisse anheften. Sie öffnet auf der rechten Seite eine Leiste mit allen Fundstücken. Die Einträge sind verlinkt. Du kannst sie nach Änderungsdatum oder alphabetisch sortieren.

• Hilfreich finde ich auch die Möglichkeit, auf der Startseite von Microsoft 365 (Education) nach Inhalten zu suchen. Das dortige Suchfeld am oberen Rand spuckt alle Ergebnisse in Deiner Cloud aus, auch in Deinen Notizbüchern. Wenn Du auf einen Treffer in der Liste klickst, öffnet sich die dazugehörige Seite in OneNote Online. Innerhalb der eigentlichen Web-App funktioniert die Suche dagegen nur auf den im Notizbuch enthaltenen Abschnitten und Seiten.

• Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Suche in OneNote keine Rolle. Du kannst aber Suchbegriffe aus mehreren Wörtern in Anführungszeichen setzen. So ergibt die Suche nach der Kollegin »Bibi Beispiel« nur Treffer mit diesem vollen Namen, keine sonstigen Textstellen mit dem Wort Beispiel.

Keine Intelligente Suche mehr in OneNote?

Nicht mehr verfügbar ist die Funktion Intelligente Suche, die Du vielleicht von früheren Versionen der Software und von anderen Office-Apps kennst. Damit konnte man markierte Begriffe auf einer Seite an die Suchmaschine Bing weitergeben und sich dazu passende Webseiten anzeigen lassen, ohne dafür eigens ein Browser-Fenster öffnen zu müssen.

Die Möglichkeit, stattdessen den KI-Assistenten Copilot nach Informationen fragen zu können, ist aus meiner Sicht kein adäquater Ersatz dafür, aber sicher einen Versuch wert.

Wie Du den intelligenten Chatbot nutzt, erfährst Du in meinen aktuellen Handbüchern für Microsoft OneNote. Darin erfährst auch, wie Du Deine Inhalte sinnvoll strukturierst mithilfe von Kategorien noch besser findest.