OneNote: PDF-Dokument einfügen als Dateiausdruck

Wie kannst Du bestehende Dokumente und Unterlagen in OneNote einfügen – und ist das überhaupt sinnvoll? Vor dieser Frage stehen irgendwann alle, die sich für den Umstieg auf digitale Notizbücher entscheiden und ihre bisherigen Unterlagen in das neue Ordnungssystem übernehmen möchten.

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du Dokumente in verschiedenen Formaten in OneNote speichern kannst. Ich setze hier voraus, dass Du mit dem Erstellen und Bearbeiten digitaler Notizbücher schon vertraut bist. Für alle Grundlagen empfehle ich Dir mein bewährtes Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Was ist ein Dateiausdruck in OneNote?

Richtig ist: OneNote eignet sich nicht nur zum Erstellen neuer Inhalte, sondern auch zum Ablegen vorhandener Dokumente – von der Word-Datei über die PowerPoint-Präsentation bis hin zum digitalen Schreiben im PDF-Format.

Dabei erstellt die Software nach Möglichkeit einen sogenannten Dateiausdruck. Das heißt: Der Inhalt des Dokuments ist schon beim Wechsel auf die jeweilige Notizbuchseite sichtbar – quasi als Vorschau.

Du musst die Datei also nicht mehr mit ihrem eigentlich zugeordneten Programm öffnen, um sie zu lesen. So hast Du wichtige Unterlagen jederzeit griffbereit – ohne zusätzliche Software, dank der mobilen Apps auch unterwegs.

Dabei indiziert OneNote den Inhalt des Dokuments, so dass enthaltene Begriffe per Suchfunktion gefunden werden können. Außerdem lassen sich handschriftliche Notizen und Skizzen auf Dateiausdrucken hinzufügen (s. u.).

Besonders beliebt: PDF einfügen in OneNote

Das alles klappt sehr gut mit PDF-Dateien, in OneNote Online und auf dem iPad sogar nur mit PDF-Dateien. Die Dokumente haben ein festes Layout und sehen deshalb auf jedem Bildschirm nahezu gleich aus.

Deshalb kommt das Format zum Beispiel oft bei Online-Rechnungen, bei Bedienungsanleitungen für Geräte und bei bildreichen E-Books zum Einsatz. Auch druckfertiges Schulungsmaterial wird im Internet häufig als PDF-Dokument ausgetauscht oder kostenpflichtig angeboten.

Dateiausdruck einfügen in OneNote

Du kannst PDF-Dokumente und ggf. weitere Dateien also in OneNote einfügen und in einem thematisch passenden Abschnitt im Notizbuch ablegen. Arbeitsblätter, Lesetexte, wissenschaftliche Artikel und sonstige Unterlagen musst Du dann nicht mehr in irgendwelchen Ordnern auf der Festplatte suchen.

Erstelle zunächst eine neue Seite in OneNote, auf der Du das Dokument einfügen möchtest. Nun hast Du zwei Möglichkeiten zum Einfügen:

• In der Windows-Version kannst Du das Symbol der Datei einfach von ihrem Speicherort aus auf die leere Seite ziehen. Das geht schnell, kann je nach Fensteranordnung aber auch umständlich sein. Bestätige den Vorgang dann noch per Klick auf Ausdruck einfügen.

• Einfacher klappt das in allen Versionen von OneNote über das Menüband oben. Wechsle zum Reiter Einfügen und klicke dort auf die Schaltfläche Dateiausdruck. Jetzt öffnet sich wieder ein Explorer-Fenster. Suche den entsprechenden Speicherort und wähle das Dokument aus.

OneNote fügt dann auf der aktuellen Seite sowohl ein Symbol für die Datei selbst ein sowie den virtuellen Ausdruck direkt darunter.

Je nach Umfang des Dokuments kann der Vorgang eine Weile dauern. OneNote wandelt die Seiten im Hintergrund in Bilddateien um. Wie bei Fotos und Grafiken kannst Du die Größe und Position der Bilder auf der Seite nachträglich ändern.

Original-Datei in OneNote

Per Doppelklick auf das Dateisymbol kannst Du das Dokument jederzeit von hier aus im dafür vorgesehenen Programm auf dem PC öffnen. OneNote integriert also die ursprüngliche Datei ins Notizbuch. Theoretisch müsstest Du das Original nicht mehr zusätzlich in einem anderen Ordner aufbewahren.

Alle Inhalte werden wie üblich in OneNote synchronisiert, so dass sie auch online gespeichert und verfügbar sind. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Du die Cloud als Speicherort für das Notizbuch festgelegt hast.

Bedenke aber, dass eingefügte Dateien auch wertvollen Speicherplatz in der Cloud belegen und dadurch das Synchronisieren verlangsamen können.

Du kannst das Dateisymbol auf der Seite auch löschen und so nur den eigentlichen Dateiausdruck auf der Seite behalten.

Dateiausdruck drehen in OneNote?

Manchmal hat der Dateiausdruck nicht die gewünschte Ausrichtung – je nach ursprünglichem Dokument. Der Inhalt steht dann um 90 Grad gedreht auf der Seite, manchmal sogar auf dem Kopf.

Dateiausdrucke lassen sich allerdings nicht so einfach drehen wie eingefügte Fotos, auch wenn es sich aus technischer Sicht ebenfalls um Bilddateien handelt.

Du kannst diese Funktion zumindest mit einer Erweiterung nachrüsten. In einem separaten Blog-Artikel erfährst Du mehr über Add-Ins für OneNote.

Virtueller Druckertreiber von OneNote

Hinter der Funktion Dateiausdruck steckt eigentlich ein Trick: Bei der Installation nistet sich OneNote nämlich auch in Form eines Druckertreibers auf dem PC ein.

Das heißt: Du kannst Inhalte aus jedem beliebigen Programm heraus drucken – aber eben nicht auf Papier. Stattdessen sendest Du quasi einen virtuellen Ausdruck direkt an eine Notizbuchseite in OneNote.

Wir schauen uns wieder ein Beispiel an: Du erstellst in einer speziellen Software ein Notenblatt, das Du als Musiker*in aufbewahren willst. Dieses PC-Programm ist relativ unbekannt und deshalb nicht fürs Zusammenspiel mit OneNote vorbereitet.

Die fertige Partitur – so nennt man mehrstimmige Noten-Aufzeichnungen – willst Du trotzdem in Deinem Notizbuch sichern. Wähle in der Software die Funktion Drucken aus, so als würdest Du das Ergebnis zu Papier bringen wollen. Daraufhin öffnet sich in einem neuen Fenster die Druckvorschau, die Du vielleicht von anderen Windows-Programmen kennst.

Links oben werden alle für Deinen Computer verfügbaren Drucker angezeigt. Statt eines echten Druckers kannst Du hier die Option »OneNote (Desktop)« auswählen. Entscheide Dich darunter für eine Ausrichtung (Hochformat oder Querformat) und gib unten an, ob Du alle oder nur bestimmte Seiten sichern möchtest.

Wenn Du jetzt rechts unten auf Drucken klickst, wird der Inhalt des Dokuments an OneNote übergeben. Du kannst dann einen Abschnitt oder eine Seite innerhalb der aktuell geöffneten Notizbücher festlegen. Danach landet der Dateiausdruck auf der gewünschten Seite.

Das Einfügen eines solchen Dateiausdrucks sollte dank des Druckertreibers aus jeder beliebigen Software heraus funktionieren. Du könntest genauso gut ein Diagramm aus einem speziellen Mathematik-Programm oder eine künstlerische Skizze aus einem Zeichenprogramm archivieren.

Beachte aber, dass es sich bei diesen Dateiausdrucken immer nur um Bilddateien handelt, die sich in OneNote nur ansehen, aber nicht wie in dem ursprünglichen Programm bearbeiten lassen.

Texterkennung für Dateiausdrucke

Dateiausdrucke haben noch einen Vorteil: OneNote kann die Schriftzeichen auf den eingefügten Dokumenten erkennen und Dir als reinen Text zur Verfügung stellen. Die Texterkennung funktioniert ziemlich verlässlich – übrigens in verschiedenen Sprachen und auch bei mit der Kamera abfotografierten Unterlagen.

Klicke mit der rechten Maustaste auf das Bild. Oben im Kontextmenü findest Du die Option, den Text von dieser Seite des Ausdrucks zu kopieren. Der erkannte Text landet im Zwischenspeicher von Windows, so dass Du ihn in OneNote oder in einem anderen Programm einfügen kannst.

Noch hilfreicher finde ich die Funktion Alternativtext – ebenfalls im Kontextmenü. In einem neuen Fenster erscheint der erkannte Text. Du kannst ihn darin ganz oder teilweise markieren, kopieren und dann anderweitig nutzen.

Dank Texterkennung werden die Inhalte der Dokumente zudem durchsuchbar. Tipps für den Einsatz der Suchfunktion findest Du in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Dateiausdruck mit Notizen versehen

In einem früheren Blog-Artikel hast Du schon die Zeichentools von OneNote kennengelernt. Auf dem Reiter Zeichnen im Menüband oben stehen verschiedene Stifte, Formen und Farben zur Verfügung.

Damit kannst Du auch Passagen auf dem Dateiausdruck markieren und eigene Notizen hinzufügen. Das ist zum Beispiel bei längeren Artikeln und Skripten sehr nützlich.

Leider besteht dabei die Gefahr, dass der Dateiausdruck auf der Seite in OneNote verrutscht und dass handschriftliche Notizen dann nicht mehr an der richtigen Stelle sitzen. Um das zu vermeiden, kannst Du das Bild als Hintergrund festlegen.

Klicke dafür erst mit der rechten Maustaste auf den Dateiausdruck und wähle dann die entsprechende Funktion im Kontextmenü aus. Danach kann das Bild auf der Seite nicht mehr verrutschen. Handschriftliche Notizen, Unterstreichungen im Text und gezeichnete Skizzen bleiben also an der Position auf dem Dokument.

Du kannst in der Windows-Version von OneNote bestimmen, dass alle eingefügten Dateiausdrucke automatisch als Hintergrund festgelegt werden. Diese hilfreiche Einstellung findest Du unter Datei ᛫ Optionen ᛫ Erweitert.

Auf der Abbildung siehst Du noch eine hilfreiche Option. Wenn Du ein mehrseitiges Dokument auswählst, werden alle Seiten zunächst untereinander auf der aktuellen Notizbuchseite eingefügt.

Alternativ kannst Du hier auch festlegen, dass für jede Seite des Dateiausdrucks eine neue Seite im digitalen Notizbuch erstellt wird.