Ein Notizbuch in OneNote ist der perfekte Ort, um Dokumente aller Art zu sammeln und zu archivieren. Dazu gehören auch PDF-Dateien, die im digitalen Austausch ja sehr verbreitet sind.
In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir, wie Du Dokumente im PDF-Format in OneNote einfügen kannst und was Du bei der Funktion Dateiausdruck beachten solltest.
Ich setze hier voraus, dass Du bereits mit OneNote arbeitest und Dich in Deinen digitalen Notizbüchern selbstständig zurecht findest. Um die Software von Grund auf kennenzulernen, empfehle ich Dir meine 📕 beliebten Handbücher mit vielen Tipps und Beispielen speziell für Job und Schule.
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Vorteile vom PDF-Import in OneNote
PDF-Dokumente haben ein festes Layout und sehen auf jedem Bildschirm nahezu gleich aus. Die Dateien kommen zum Beispiel bei Online-Rechnungen, Gebrauchsanweisungen oder E-Books zum Einsatz. Auch digitales Unterrichtsmaterial findest Du im Internet oft im PDF-Format.
Du kannst PDF-Dateien in OneNote einfügen, organisieren und archivieren. So musst Du Arbeitsblätter, Artikel und Texte nicht mehr in irgendeinem Ordner auf Deinem PC oder 🛒 Laptop suchen. In digitalen Notizbüchern hast Du alle Unterlagen für Job und Schule jederzeit griffbereit.

Ich selbst nutze diese Funktion für nahezu alle PDF-Dateien, die mich per E-Mail erreichen: Strom-Abrechnungen, Bahntickets, Hotelbuchungen, Fortbildungsnachweise oder Unterlagen zu meiner Kfz-Versicherung landen auf diesem Weg in OneNote.
Ich kann dann jederzeit auf die Dokumente in meinen Notizbüchern zugreifen und muss keine Ordner, Ablagefächer oder Papierstapel mit unnötigen Ausdrucken mehr wälzen. Außerdem habe ich auch unterwegs Zugriff auf alle Unterlagen – dank der 👉🏻 OneNote-Apps für mobile Geräte.
Der Vorteil mit OneNote: Wenn Du PDF-Dokumente in OneNote importierst, kannst Du sie direkt durchblättern und lesen, ohne die Dateien einzeln mit 👉🏻 Microsoft Edge oder einem anderen PDF-Programm öffnen zu müssen. OneNote macht den Text sogar durchsuchbar.
Außerdem kannst Du handschriftliche Notizen oder Skizzen hinzufügen. Die verschiedenen Möglichkeiten lernst Du ebenfalls in diesem Blog-Artikel kennen.
PDF als Dateiausdruck einfügen
Dateiausdruck einfügen heißt die Funktion, mit der Du ein PDF-Dokument in OneNote speichern kannst. Die Funktion findest Du sowohl in der Desktop-Version als auch in der Web-App OneNote Online als auch in den mobilen Apps für iOS und Android. Mit den 👉🏻 verschiedenen Versionen der Software solltest Du bereits vertraut sein.
Wichtiger Hinweis!
Nutzt Du noch OneNote für Windows 10? Microsoft stellt die App ein und empfiehlt JETZT den Umstieg auf die Desktop-Version! Mit dieser Anleitung klappt der Wechsel:
Gehe zu dem Notizbuch-Abschnitt, in dem Du die PDF-Datei einfügen möchtest, und erstelle dort eine neue Seite. Nun hast Du zwei Möglichkeiten zum Einfügen des Dokuments in OneNote:
- In der 👉🏻 Desktop-Version für Windows kannst Du das Symbol der PDF-Datei einfach von ihrem Speicherort aus auf die leere Seite ziehen. Das geht schnell, kann je nach Fensterposition aber auch umständlich sein.
- Einfacher geht’s in allen Versionen von OneNote über das Menü oben: Wechsle zum Reiter Einfügen. Klicke dann auf die Schaltfläche mit der Beschriftung Dateiausdruck. Jetzt öffnet sich ein Explorer-Fenster, wie Du es von der Arbeit mit dem Betriebssystem 👉🏻 Windows kennst. Suche den entsprechenden Speicherort und wähle das PDF-Dokument aus.

OneNote fügt dann auf der aktuellen Seite sowohl ein Symbol für die Datei selbst ein sowie das Dokument als virtuellen Ausdruck direkt darunter. Beides wird wie üblich per OneDrive synchronisiert, so dass die Inhalte auch online gespeichert und verfügbar sind.
Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Du die Cloud als 👉🏻 Speicherort für Dein Notizbuch festgelegt hast.

Per Doppelklick auf das Datei-Symbol kannst Du das PDF-Dokument jederzeit von hier aus im dafür vorgesehenen Programm öffnen. OneNote hat nämlich auch das Original ins Notizbuch integriert. Eigentlich musst Du die ursprüngliche Datei also gar nicht mehr zusätzlich in einem anderen Ordner speichern.
Der Inhalt der PDF-Datei wird auf der aktuellen Notizbuchseite als virtueller Ausdruck angezeigt. Das klappt auch bei Dokumenten mit mehreren Seiten, die OneNote in Bilddateien umwandelt und untereinander einfügt.
Wie bei Fotos und Grafiken kannst Du die Größe der angezeigten Bilder ändern oder den Ausdruck an eine andere Position auf der Seite verschieben.
Texterkennung für Dateiausdrucke in OneNote
Das Umwandeln von PDF-Dokumenten hat noch einen großen Vorteil: OneNote kann die Schrift auf einem virtuellen Dateiausdruck erkennen und Dir als reinen Text zur Verfügung stellen. Ich bin immer wieder beeindruckt, wie gut die Texterkennung in OneNote funktioniert.
Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle im Kontextmenü die Funktion Alternativtext aus. In einem neuen Fenster erscheint der erkannte Text – je nach Qualität der PDF-Datei weitgehend fehlerfrei.

Du kannst den erkannten Text in dem Fenster markieren, kopieren und dann anderweitig nutzen. Dank der Texterkennung werden die Inhalte in OneNote zudem durchsuchbar.
Du kannst also die Suchfunktion für alle Notizbücher nutzen, um bestimmte Begriffe in den eingefügten PDF-Dateien zu finden. Das ist wirklich praktisch, wenn Du viele PDF-Dokumente in OneNote archivierst.
PDF-Ausdruck mit Notizen versehen
Du kennst sicher die 👉🏻 Zeichenfunktionen in OneNote. Auf dem Reiter Zeichnen im Menüband oben oben stehen verschiedene Stifte, Formen und Farben zur Verfügung.
Damit kannst Du nun auch Passagen auf dem PDF-Ausdruck markieren und eigene Notizen hinzufügen. Das ist zum Beispiel bei längeren Artikeln und Skripten sehr nützlich.

Voraussetzung dafür ist natürlich die passende Hardware, zum Beispiel ein 🛒 Tablet-PC mit digitalem Stift oder ein 🛒 Grafiktablett zum Zeichnen und Schreiben. Damit kannst Du in OneNote handschriftliche Notizen erstellen und Textpassagen hervorheben – intuitiv und fast wie auf Papier.
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Verrutschen von PDF-Dokumenten in OneNote verhindern
Leider besteht beim Bearbeiten die Gefahr, dass der Dateiausdruck verrutscht und handschriftliche Notizen nicht mehr an der richtigen Stelle sitzen.
Um das zu vermeiden, kannst Du das Bild als Hintergrund festlegen. Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wähle die entsprechende Funktion im Kontextmenü von OneNote aus.
Danach kann der eingefügte Dateiausdruck nicht mehr verrutschen und bleibt an seiner Position. Handschriftliche Notizen, Unterstreichungen im Text und gezeichnete Skizzen bleiben an der passenden Stelle.
In der Desktop-Version für Windows kannst Du außerdem einstellen, dass OneNote eingefügte Dateiausdrucke automatisch als Hintergrund festlegen soll. Du findest die Einstellungen unter Datei ᛫ Optionen ᛫ Erweitert.

Auf der Abbildung siehst Du noch eine Option: Wenn Du eine mehrseitige PDF-Datei auswählst, werden alle Dokument-Seiten zunächst untereinander auf der OneNote-Seite eingefügt.
Alternativ kannst Du auch festlegen, dass für jede Seite der PDF-Datei eine neue Seite im digitalen Notizbuch erstellt wird.
PDF-Dokument in OneNote drehen
Je nach Ausrichtung der PDF-Datei kann es passieren, dass der Dateiausdruck nicht wie gewünscht eingefügt wird. Der Inhalt steht dann um 90 Grad gedreht auf der Seite, manchmal sogar auf dem Kopf.
Eingefügte Bilder und Fotos kann man in OneNote problemlos drehen. Warum sich PDF-Dokumente nicht von Haus aus drehen lassen, verstehe ich bis heute nicht. Schließlich handelt es sich bei den virtuellen Dateiausdrucken ja auch um Bilddateien.
Um die Ausrichtung eines PDF-Dokuments in OneNote zu ändern, musst Du deshalb etwas tricksen und einen der folgenden Umwege wählen:
- Du kannst die PDF-Datei per virtuellem Druckertreiber an OneNote senden und dabei die Ausrichtung ändern (Hochformat / Querformat). Öffne das Dokument dafür mit Microsoft Edge oder Deinem bevorzugten PDF-Programm und wähle OneNote als Drucker aus.
- Wenn Du die Desktop-Version für Windows nutzt, kannst Du verschiedene 👉🏻 Erweiterungen für OneNote installieren. OneNoteGem und Onetastic sind die populärsten Add-Ins, die die Software um weitere Funktionen ergänzen. Dazu gehört auch das Drehen von eingefügten PDF-Dateien. Leider laufen die meisten Erweiterungen nicht stabil und stürzen oft ab.
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Hallo Stefan,
erst mal herzlichen Dank! Ich habe bei der Nutzung von iPad (bzw. Mac) und OneNote folgendes Problem beim Einfügen von pdf-Ausdrucken: Die Qualität des virtuellen Ausdrucks ist sehr mäßig, v.a. wenn man etwas hineinzoomt wird es total pixelig. Geht man bei der Anlage auf Vorschau wird das pdf knackig scharf angezeigt. Ich finde für das Problem keine Lösung. Hast du da eine?
Besten Dank!
Viele Grüße,
Tim
Hallo Tim! Nach meiner Erfahrung scheint das ein Problem der Darstellung auf dem Gerät zu sein, nicht des eigentlichen Ausdrucks. Ich bin auf dieses Phänomen auch schon mehrfach angesprochen worden. Hast Du mal prüfen können, ob ein auf dem iPad eingefügtes PDF-Dokument auch auf einem Windows-Gerät so pixelig aussieht?
Hallo Stefan,
den Artikel hatte ich gesehen, aber nicht erwartet, dass er auch für Abschnitte gilt. Und am Ende die Buchempfehlung! Super. Vielen Dank.
Gruß Klaus
Hallo Stefan, erstmal hast Du meinen großen Respekt für Deine Webpage. Es ist alles sehr verständlich beschrieben und Deine Angebote sind nicht aufdringlich. Das ist heutzutage leider eher selten. Vielen Dank. Nun zu meiner Frage: In welchem Deiner Bücher werden Im- und Exporte beschrieben? Ich möchte Abschnitte aus verschiedenen Notizbüchern exportieren und wieder zu einem Notizbuch zusammenfügen. Ich habe bereits ein bisschen recherchiert und rumprobiert, aber so richtig will das nicht funktionieren… Vielen Dank Gruß Klaus
Lieber Klaus-Dieter! Über so ein dickes Lob freue ich mich wirklich sehr. In diesem Blog steckt viel Arbeit, Zeit und Herzblut. Umso mehr freut es mich dann natürlich, wenn die vielen Inhalte bei Euch gut ankommen. Vielen Dank!
Zu Deiner Frage: Wie man Notizbücher – oder Teile davon – mit der Desktop-Version von OneNote exportieren und importieren kann, habe ich in einem früheren Beitrag ausführlich beschrieben:
https://www.malter365.de/onenote/notizbuch-exportieren/
Je nach Umfang kann es aber auch einfacher sein, ein neues Notizbuch zu erstellen und bestehende Abschnitte einfach hinein zu kopieren. Wie so oft gibt es in OneNote eben mehrere Wege. Ich bin gespannt, welche Methode Du am sinnvollsten findest. Viele Grüße & toi toi toi, Stefan
Hallo Stefan,
sehr schön und verständlich beschrieben! Leider fragt mich OneNote beim Auswählen einer Datei nicht, ob ich es als Ausdruck einfügen möchte. Es fügt es nur als Anlage ein. Es handelt sich um die OneNote-App auf einem Tablet. Hast du eine Idee, woran das liegt?
Liebe Grüße
Roxana
Hallo Roxana, vielen Dank für Deine nette Nachricht! Du schreibst leider auch nicht, auf was für einem Tablet Du OneNote nutzt. Auf dem iPad gibt es zum Beispiel unter Einfügen die Option PDF, mit der der Dateiausdruck auf der Seite hinterlegt wird. Ich habe es gerade nochmal selbst ausprobiert für Dich. Viel Erfolg beim Ausprobieren!