OneNote: PDF einfügen als Dateiausdruck [Anleitung]

Ein Notizbuch in OneNote ist der perfekte Ort, um Dokumente aller Art zu sammeln und zu archivieren. Dazu gehören auch PDF-Dateien, die im digitalen Austausch ja sehr verbreitet sind. In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir, wie Du Dokumente im PDF-Format in OneNote einfügen kannst und was Du bei der Funktion Dateiausdruck beachten solltest.

Ich setze hier voraus, dass Du bereits mit OneNote arbeitest und Dich in Deinen digitalen Notizbüchern selbstständig zurecht findest. Um die Software von Grund auf kennenzulernen, empfehle ich Dir meine 📕 beliebten Handbücher mit vielen Tipps und Beispielen speziell für Job und Schule.

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Vorteile vom PDF-Import in OneNote

PDF-Dokumente haben ein festes Layout und sehen auf jedem Bildschirm nahezu gleich aus. Die Dateien kommen zum Beispiel bei Online-Rechnungen, Gebrauchsanweisungen oder E-Books zum Einsatz. Auch digitales Unterrichtsmaterial findest Du im Internet oft im PDF-Format.

Du kannst PDF-Dateien in OneNote einfügen, organisieren und archivieren. So musst Du Arbeitsblätter, Artikel und Texte nicht mehr in irgendeinem Ordner auf Deinem PC oder 🛒 Laptop suchen. In digitalen Notizbüchern hast Du alle Unterlagen für Job und Schule jederzeit griffbereit.

PDF-Datei in OneNote
PDF-Datei in OneNote

Ich selbst nutze diese Funktion für nahezu alle PDF-Dateien, die mich per E-Mail erreichen: Strom-Abrechnungen, Bahntickets, Hotelbuchungen, Fortbildungsnachweise oder Unterlagen zu meiner Kfz-Versicherung landen auf diesem Weg in OneNote.

Ich kann dann jederzeit auf die Dokumente in meinen Notizbüchern zugreifen und muss keine Ordner, Ablagefächer oder Papierstapel mit unnötigen Ausdrucken mehr wälzen. Außerdem habe ich auch unterwegs Zugriff auf alle Unterlagen – dank der 👉🏻 OneNote-Apps für mobile Geräte.

Der Vorteil mit OneNote: Wenn Du PDF-Dokumente in OneNote importierst, kannst Du sie direkt durchblättern und lesen, ohne die Dateien einzeln mit 👉🏻 Microsoft Edge oder einem anderen PDF-Programm öffnen zu müssen. OneNote macht den Text sogar durchsuchbar. Außerdem kannst Du handschriftliche Notizen oder Skizzen hinzufügen. Die verschiedenen Möglichkeiten lernst Du ebenfalls in diesem Blog-Artikel kennen.


PDF als Dateiausdruck einfügen

Dateiausdruck einfügen heißt die Funktion, mit der Du ein PDF-Dokument in OneNote speichern kannst. Die Funktion findest Du sowohl in der Desktop-Version als auch in der Web-App OneNote Online als auch in den mobilen Apps für iOS und Android. Mit den 👉🏻 verschiedenen Versionen der Software solltest Du bereits vertraut sein.

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Gehe zu dem Notizbuch-Abschnitt, in dem Du die PDF-Datei einfügen möchtest, und erstelle dort eine neue Seite. Nun hast Du zwei Möglichkeiten zum Einfügen des Dokuments in OneNote:

  • In der 👉🏻 Desktop-Version für Windows kannst Du das Symbol der PDF-Datei einfach von ihrem Speicherort aus auf die leere Seite ziehen. Das geht schnell, kann je nach Fensterposition aber auch umständlich sein.
  • Einfacher geht’s in allen Versionen von OneNote über das Menü oben: Wechsle zum Reiter Einfügen. Klicke dann auf die Schaltfläche mit der Beschriftung Dateiausdruck. Jetzt öffnet sich ein Explorer-Fenster, wie Du es von der Arbeit mit dem Betriebssystem 👉🏻 Windows kennst. Suche den entsprechenden Speicherort und wähle das PDF-Dokument aus.
Dateiausdruck einfügen in OneNote für Windows
PDF als Dateiausdruck in OneNote einfügen

OneNote fügt dann auf der aktuellen Seite sowohl ein Symbol für die Datei selbst ein sowie das Dokument als virtuellen Ausdruck direkt darunter. Beides wird wie üblich per OneDrive synchronisiert, so dass die Inhalte auch online gespeichert und verfügbar sind. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Du die Cloud als 👉🏻 Speicherort für Dein Notizbuch festgelegt hast.

Dateisymbol für PDF-Dokument in OneNote
Dateisymbol für PDF-Dokument in OneNote

Per Doppelklick auf das Datei-Symbol kannst Du das PDF-Dokument jederzeit von hier aus im dafür vorgesehenen Programm öffnen. OneNote hat nämlich auch das Original ins Notizbuch integriert. Eigentlich musst Du die ursprüngliche Datei also gar nicht mehr zusätzlich in einem anderen Ordner speichern.

Der Inhalt der PDF-Datei wird auf der aktuellen Notizbuchseite als virtueller Ausdruck angezeigt. Das klappt auch bei Dokumenten mit mehreren Seiten, die OneNote in Bilddateien umwandelt und untereinander einfügt. Wie bei Fotos und Grafiken kannst Du die Größe der angezeigten Bilder ändern oder den Ausdruck an eine andere Position auf der Seite verschieben.


Texterkennung für Dateiausdrucke in OneNote

Das Umwandeln von PDF-Dokumenten hat noch einen großen Vorteil: OneNote kann die Schrift auf einem virtuellen Dateiausdruck erkennen und Dir als reinen Text zur Verfügung stellen. Ich bin immer wieder beeindruckt, wie gut die Texterkennung in OneNote funktioniert.

Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf das Bild und wähle im Kontextmenü die Funktion Alternativtext aus. In einem neuen Fenster erscheint der erkannte Text – je nach Qualität der PDF-Datei weitgehend fehlerfrei.

Alternativtext in OneNote
Alternativtext in OneNote

Du kannst den erkannten Text in dem Fenster markieren, kopieren und dann anderweitig nutzen. Dank der Texterkennung werden die Inhalte in OneNote zudem durchsuchbar. Du kannst also die Suchfunktion für alle Notizbücher nutzen, um bestimmte Begriffe in den eingefügten PDF-Dateien zu finden. Das ist wirklich praktisch, wenn Du viele PDF-Dokumente in OneNote archivierst.


PDF-Ausdruck mit Notizen versehen

Du kennst sicher die 👉🏻 Zeichenfunktionen in OneNote. Auf dem Reiter Zeichnen im Menüband oben oben stehen verschiedene Stifte, Formen und Farben zur Verfügung. Damit kannst Du nun auch Passagen auf dem PDF-Ausdruck markieren und eigene Notizen hinzufügen. Das ist zum Beispiel bei längeren Artikeln und Skripten sehr nützlich.

handschriftliche Notizen auf PDF-Dokument in OneNote
handschriftliche Notizen auf PDF-Dokument in OneNote

Voraussetzung dafür ist natürlich die passende Hardware, zum Beispiel ein 🛒 Tablet-PC mit digitalem Stift oder ein 🛒 Grafiktablett zum Zeichnen und Schreiben. Damit kannst Du in OneNote handschriftliche Notizen erstellen und Textpassagen hervorheben – intuitiv und fast wie auf Papier.

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Verrutschen von PDF-Dokumenten in OneNote verhindern

Leider besteht beim Bearbeiten die Gefahr, dass der Dateiausdruck verrutscht und handschriftliche Notizen nicht mehr an der richtigen Stelle sitzen. Um das zu vermeiden, kannst Du das Bild als Hintergrund festlegen.

Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wähle die entsprechende Funktion im Kontextmenü von OneNote aus. Danach kann der eingefügte Dateiausdruck nicht mehr verrutschen und bleibt an seiner Position. Handschriftliche Notizen, Unterstreichungen im Text und gezeichnete Skizzen bleiben an der passenden Stelle.

In der Desktop-Version für Windows kannst Du außerdem einstellen, dass OneNote eingefügte Dateiausdrucke automatisch als Hintergrund festlegen soll. Du findest die Einstellungen unter DateiOptionenErweitert.

Optionen für Ausdrucke in OneNote
Optionen für Ausdrucke in OneNote

Auf der Abbildung siehst Du noch eine Option: Wenn Du eine mehrseitige PDF-Datei auswählst, werden alle Dokument-Seiten zunächst untereinander auf der OneNote-Seite eingefügt. Alternativ kannst Du auch festlegen, dass für jede Seite der PDF-Datei eine neue Seite im digitalen Notizbuch erstellt wird.


PDF-Dokument in OneNote drehen

Je nach Ausrichtung der PDF-Datei kann es passieren, dass der Dateiausdruck nicht wie gewünscht eingefügt wird. Der Inhalt steht dann um 90 Grad gedreht auf der Seite, manchmal sogar auf dem Kopf.

Eingefügte Bilder und Fotos kann man in OneNote problemlos drehen. Warum sich PDF-Dokumente nicht von Haus aus drehen lassen, verstehe ich bis heute nicht. Schließlich handelt es sich bei den virtuellen Dateiausdrucken ja auch um Bilddateien.

Um die Ausrichtung eines PDF-Dokuments in OneNote zu ändern, musst Du deshalb etwas tricksen und einen der folgenden Umwege wählen:

  • Du kannst die PDF-Datei per virtuellem Druckertreiber an OneNote senden und dabei die Ausrichtung ändern (Hochformat / Querformat). Öffne das Dokument dafür mit Microsoft Edge oder Deinem bevorzugten PDF-Programm und wähle OneNote als Drucker aus.
  • Wenn Du die Desktop-Version für Windows nutzt, kannst Du verschiedene Erweiterungen für OneNote installieren. OneNoteGem und Onetastic sind die populärsten Add-Ins, die die Software um weitere Funktionen ergänzen. Dazu gehört auch das Drehen von eingefügten PDF-Dateien. Leider laufen die meisten Erweiterungen nicht stabil und stürzen oft ab.

OneNote ist nicht umsonst bei Lehrern und Schülern so beliebt. Viele weitere Funktionen machen das Tool von Microsoft zum umfassenden Helfer für Schule und Unterricht. 📙 In meinem Praxishandbuch „Microsoft 365 Education“ findest Du viele weitere Ideen und Anregungen – auch im Zusammenspiel mit anderen Programmen wie Teams, Outlook und PowerPoint.

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