OneNote: Seitenvorlagen erstellen und speichern [Anleitung]

Du kannst in OneNote eigene Seitenvorlagen erstellen und diese für verschiedene Zwecke immer wieder nutzen. Die Vorlagen eignen sich für Dokumente mit festen Vorgaben und wiederkehrendem Layout. Das gilt zum Beispiel für To-Do-Listen mit Aufgaben, Protokolle, Gesprächsnotizen, Tagespläne, Fitnesstagebücher und vieles mehr.

In dieser Anleitung zeige ich Dir, wie Du eine selbst gestaltete Seite in OneNote als Vorlage speichern und dann jederzeit als Grundlage für eine neue Seite abrufen kannst.

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Vorhandene Vorlagen in OneNote

Die Windows-Version von OneNote enthält bereits mehrere Seitenvorlagen für verschiedene Zwecke. Du kannst die Vorlagen ins Notizbuch einfügen und sofort nutzen. Du findest die Seitenvorlagen oben im Menüband unter Einfügen.

Auswahl vorhandener Seitenvorlagen in OneNote
Auswahl vorhandener Seitenvorlagen in OneNote

Wenn Du die Schaltfläche anklickst, öffnet OneNote rechts im Programmfenster eine Spalte mit den verfügbaren Vorlagen. Sie sind dort in mehrere Kategorien unterteilt, die Du jeweils über den kleinen Pfeil rechts daneben aufklappst.

Klicke auf eine Vorlage in der Auswahl, um sie in Dein Notizbuch zu übernehmen. OneNote erstellt sofort eine neue Seite im aktuellen Abschnitt, die dann auch per Cloud synchronisiert wird. Bei jedem weiteren Klick entsteht eine weitere Seite.

eingefügte Seitenvorlage in OneNote
eingefügte Seitenvorlage in OneNote

Die meisten Seitenvorlagen von Microsoft bestehen nur aus wenigen Einträgen und vielleicht noch einer hübschen Grafik im Hintergrund. Solche Vorlagen kannst Du besser selbst erstellen – angepasst an Deine Bedürfnisse in Job und Freizeit.


Aktuelle Seite als Vorlage speichern

Du kannst eine Vorlage in OneNote von Grund auf neu erstellen oder auf eine schon bestehende Seite im Notizbuch zugreifen. Dank der Vorlagen-Funktion musst Du diese Seite nicht immer wieder kopieren und dann händisch anpassen.

Typische Seitenvorlagen bestehen oft aus Überschriften und Tabellen in OneNote, so wie in der folgenden Protokollvorlage. Vor allem Zeilen und Spalten eignen sich für Notizen und Einträge, die immer an die gleiche Stelle gehören.

ausgefülltes Protokoll in OneNote
ausgefülltes Protokoll in OneNote

Unternehmen legen in ihren Dokumentvorlagen zudem Wert auf ihr Logo auf der Seite sowie ein spezielles Design in festen Farben.

Für dieses Beispiel löschen wir alle Inhalte, die nicht Teil der Vorlage sein sollen. Übrig bleibt das Gerüst für ein neues Protokoll.

  • Öffne dann wieder die Auswahl für Seitenvorlagen – oben im Menüband unter Einfügen.
  • Ganz unten rechts in der Spalte siehst Du die Option »Aktuelle Seite als Vorlage speichern«.
  • Klicke darauf, gib der Vorlage einen Namen und sichere sie noch mit der Schaltfläche Speichern.
aktuelle Seite als Vorlage speichern
aktuelle Seite als Vorlage speichern

Die selbst erstellte Protokollvorlage taucht nun ebenfalls rechts in der Übersicht auf. OneNote speichert sie in der Kategorie Meine Vorlagen.

gespeicherte Protokollvorlage in OneNote
gespeicherte Protokollvorlage in OneNote

Per Klick auf diesen Eintrag legst Du jetzt eine neue Seite auf Grundlage der gespeicherten Vorlage an.

Wenn Du die selbst erstellte Vorlage nicht mehr benötigst, kannst Du sie dauerhaft aus der Sammlung in OneNote entfernen. Klicke erst mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Übersicht und dann im Kontextmenü auf Löschen.

Standardvorlage für Abschnitt festlegen

Du kannst eine Vorlage in OneNote auch zur Standardvorlage für einen Notizbuch-Abschnitt erklären. Das heißt: Jede neu erstellte Seite im jeweiligen Abschnitt basiert dann automatisch auf dieser Vorlage. Dafür gibt es drei Wege:

  1. Schon beim Speichern der aktuellen Seite als Vorlage hat Dich OneNote gefragt, ob Du sie direkt als Standardvorlage festlegen willst (s. Abb. oben). Setze den Haken vor der Option, bevor Du mit Speichern bestätigst.
  1. Wenn die Ansicht für alle Seitenvorlagen geöffnet ist, findest Du rechts unten den Hinweis »Immer eine bestimmte Vorlage verwenden«. Wähle einfach die gewünschte Vorlage im Drop-down-Menü darunter aus. Die Option Keine Standardvorlage ganz oben in der Auswahl entfernt die Vorlage wieder.
  1. Alternativ kannst Du auch mit der rechten Maustaste auf die Vorlage in der Liste klicken. Im Kontextmenü dort heißt die Option »Als Standard für diesen Abschnitt festlegen«.

Wichtiger Hinweis:

Eine als Standard ausgewählte Seitenvorlage gilt immer nur innerhalb des aktuellen Abschnitts, nicht für das gesamte Notizbuch. Im Umkehrschluss kannst Du also für jeden Abschnitt eine eigene Seitenvorlage festlegen.


Weitere Infos zu Seitenvorlagen in OneNote

  • Eigene Vorlagen kannst Du bislang nur in der OneNote-Version für Windows speichern und festlegen, nicht auf dem iPad von Apple, nicht in der Android-App und nicht in der Web-App im Browser.
  • Wenn Du eine Seitenvorlage für einen Abschnitt festlegst, gilt sie aber für alle Geräte, auf denen Du dieses Notizbuch geöffnet hast, also auch beim Erstellen neuer Seiten auf einem zusätzlichen Windows-Tablet oder auf dem iPad. Das ist vor allem praktisch, wenn Du mit mehreren Personen in OneNote arbeitest und alle Kolleg*innen auf dieselben Vorlagen zugreifen sollen.
  • Für Kolleg*innen kann es enorm hilfreich sein, wenn Führungskräfte feste und wiederkehrende Seitenvorlagen vorgeben – gerade bei den unendlich großen Seiten in OneNote. Das gilt besonders für die Arbeit in einem großen Team.
  • Die Sammlung aller auf dem PC gespeicherten Seitenvorlagen wird nicht per Cloud oder anderweitig synchronisiert. Du kannst die Vorlagen-Datei aber manuell sichern. Sie heißt Meine Vorlagen.one und versteckt sich in einem nicht veränderbaren Dateipfad auf der Festplatte:
    C:\Benutzer\[Name]\AppData\Roaming\MicrosoftTemplates

Über den Autor

Ich bin Stefan Malter aus Dortmund. Hier im Blog zeige ich Dir, wie Du mit Microsoft 365 viel Zeit und Arbeit sparst. Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft MVP und als Microsoft Innovative Education Expert ausgezeichnet.

Stefan Malter, Autor und Medientrainer aus Dortmund

4 Gedanken zu „OneNote: Seitenvorlagen erstellen und speichern [Anleitung]“

  1. Hallo Stefan,
    vielen Dank für die Mühe, die du dir hier gemacht hast 😉 Ich finde das ganz toll und sehr hilfreich 😉
    Ich führe eine kleine Hundeschule und möchte meine Kundentermine, Kurse etc. über OneNote organisieren. Leider habe ich bisher aber keine Möglichkeit gefunden, mein eigenes Logo als Hintergrund links oben hinter der Titelzeile einzufügen. Gibt es da eine Möglichkeit, die ich vielleicht übersehen habe?
    Liebe Grüße, Silvana

    Antworten
    • Hallo liebe Silvana,

      ganz herzlichen Dank für Deinen netten Kommentar! Darüber freue ich mich wirklich sehr.

      Um ein Logo einzufügen, könntest Du wie folgt vorgehen – ähnlich wie in meiner hier gezeigten Seitenvorlage als Beispiel:

      1. Über Einfügen im Menüband kannst Du die Bilddatei aussuchen und dann wie gewünscht auf der Seite platzieren.

      2. Damit das Logo nicht verrutscht oder anderweitig stört, kannst Du das Bild dann mit der rechten Maustaste anklicken und als Hintergrund festlegen.

      3. Wenn Du mit allem zufrieden bist, erstellst Du die Seitenvorlage (s. o.) und kannst sie inklusive Logo immer wieder verwenden.

      Viel Freude beim Ausprobieren wünscht

      Stefan Malter

  2. Herr Malter,
    ich möchte gern eine Briefvorlage in Onenote importieren und diese als Vorlage, ähnlich dem früheren Schreibblock, nutzen.
    Mir liegt diese Vorlage als ***.pdf vor. In Goodnotes konnte man diese einfach als Vorlage importieren und es stellt diese dann immer als leere Vorlage zur Verfügung.
    Ist dies in Onenote auch möglich?
    Danke für Ihre Zeit und beste Grüße aus HH.
    Frank Michel

    Antworten
    • Hallo Herr Michel, diese Frage lässt sich leicht beantworten: Auch in OneNote können Sie PDF-Vorlagen aller Art einfügen und darauf dann zum Beispiel auch handschriftliche Notizen ergänzen. Dateiausdruck heißt die Funktion in OneNote. Was Sie dabei beachten sollten, erkläre ich in diesem Blog-Artikel. Für noch mehr Tipps und Infos empfehle ich Ihnen gerne meine Handbücher zu OneNote.

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