OneNote: Seitenvorlagen erstellen & speichern [Anleitung]

Du kannst in OneNote eigene Seitenvorlagen erstellen und diese für verschiedene Zwecke immer wieder nutzen. Vorlagen eignen sich für Dokumente mit festen Vorgaben und wiederkehrendem Layout. Das gilt zum Beispiel für regelmäßige Protokolle, Aufgabenlisten, Kalendereinträge, Gesprächsnotizen und Arbeitsblätter.

In diesem Blog-Artikel zeige ich Dir, wie Du eine selbst gestaltete Seite in OneNote als Vorlage speichern und dann jederzeit als Grundlage für eine neue Seite abrufen kannst. Ich setze hier voraus, dass Du mit den digitalen Notizbüchern der Microsoft-Software schon vertraut bist. Um OneNote von Grund auf kennenzulernen, empfehle ich Dir gerne meine 👉🏻 beliebten Handbücher.

Wichtiger Hinweis!

Nutzt Du bislang OneNote für Windows 10? Die App wird in Kürze eingestellt! Microsoft empfiehlt den Umstieg auf die Desktop-Version.

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Welche Vorlagen gibt’s schon in OneNote?

Zunächst solltest Du wissen, dass die Desktop-Version für Windows schon zahlreiche Seitenvorlagen für viele verschiedene Zwecke enthält. Du kannst sie in OneNote sofort nutzen und in Dein Notizbuch einfügen.

Du findest die Seitenvorlagen oben im Menüband unter Einfügen. Wenn Du die Schaltfläche anklickst, öffnet OneNote rechts im Programmfenster eine Spalte mit den bereits verfügbaren Vorlagen. Sie sind in mehrere Kategorien unterteilt, die Du jeweils über den kleinen Pfeil rechts daneben aufklappst.

Auswahl vorhandener Seitenvorlagen in OneNote
Auswahl vorhandener Seitenvorlagen in OneNote

Klicke auf eine Vorlage in der Auswahl, um sie in Dein Notizbuch zu übernehmen. OneNote erstellt sofort eine neue Seite im aktuellen Abschnitt, die dann auch per Cloud synchronisiert wird. Bei jedem weiteren Klick entsteht eine weitere Seite.

Vorlage für Besprechungsnotizen in OneNote
Vorlage für Besprechungsnotizen in OneNote

Nach meiner Erfahrung bestehen die meisten Seitenvorlagen von Microsoft nur aus rudimentären Einträgen und einer hübschen Grafik im Hintergrund. Solche Vorlagen kannst Du auch schnell selbst erstellen – angepasst an Deine Bedürfnisse für Job und Schule.


Aktuelle Seite als Vorlage speichern

Du kannst eine Vorlage in OneNote von Grund auf neu erstellen oder auf eine schon bestehende Seite im Notizbuch zugreifen. Dank der Vorlagen-Funktion musst Du diese Seite nicht immer wieder kopieren und dann händisch anpassen.

Typische Seitenvorlagen bestehen oft aus Überschriften und 👉🏻 Tabellen, so wie in der folgenden Protokollvorlage. Die Zeilen und Spalten in einer Tabelle eignen sich besonders gut für Notizen und Einträge, die immer an die gleiche Stelle gehören. Firmen legen in Dokumentvorlagen zudem Wert auf ihr Logo auf der Seite oder ein spezielles Design in festen Farben.

ausgefülltes Protokoll in OneNote
ausgefülltes Protokoll in OneNote

Für dieses Beispiel lösche ich nun alle Inhalte, die nicht Teil meiner neuen Vorlage sein sollen. Übrig bleibt das Gerüst, mit dem jedes neue Protokoll beginnen soll.

leere Protokollvorlage ohne Einträge
Protokollvorlage ohne Einträge

Öffnen nun wieder die Auswahl für Vorlagen, indem Du oben im Menüband unter Einfügen auf Seitenvorlagen klickst. Ganz unten rechts in der Spalte findest Du die Funktion Aktuelle Seite als Vorlage speichern. Klicke darauf, gib einen Namen für die Vorlage ein und sichere sie mit der Schaltfläche Speichern.

Die selbst erstellte Protokollvorlage taucht nun ebenfalls rechts in der Übersicht auf. OneNote speichert sie in der Kategorie Meine Vorlagen. Ab sofort legst Du per Klick auf den Eintrag eine neue Seite im aktuellen Abschnitt an – immer auf Grundlage der gespeicherten Vorlage.

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Wenn Du die Vorlage nicht mehr benötigst, kannst Du sie dauerhaft aus der Sammlung in OneNote entfernen. Klicke erst mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Übersicht und dann im Kontextmenü auf Löschen.


Standardvorlage für Abschnitt festlegen

Du kannst eine Vorlage in OneNote auch zur Standardvorlage für einen Notizbuch-Abschnitt erklären. Das heißt: Jede neu erstellte Seite im jeweiligen Abschnitt basiert dann automatisch auf dieser Vorlage. Dafür gibt es drei Wege:

  1. Schon beim Speichern der aktuellen Seite als Vorlage hat Dich OneNote gefragt, ob Du sie direkt als Standardvorlage festlegen willst. Setze den Haken vor der Option, bevor Du mit Speichern bestätigst.
  1. Wenn Du die Ansicht für alle Seitenvorlagen geöffnet hast, findest Du rechts unten den Hinweis Immer eine bestimmte Vorlage verwenden. Wähle einfach die gewünschte Vorlage im Drop-down-Menü darunter aus. Der Option Keine Standardvorlage ganz oben in der Auswahl entfernt die Vorlage wieder.
  1. Alternativ kannst Du auch mit der rechten Maustaste auf die Vorlage in der Liste klicken. Im Kontextmenü heißt die Option Als Standard für diesen Abschnitt festlegen.

Wichtig: Eine ausgewählte Seitenvorlage gilt immer nur innerhalb des aktuellen Abschnitts, nicht für das gesamte Notizbuch. Im Umkehrschluss kannst Du also für jeden Abschnitt eine eigene Seitenvorlage festlegen.


Mehr Infos über Seitenvorlagen in OneNote

  • Eigene Vorlagen kannst Du bislang nur in den OneNote-Versionen für Windows speichern und festlegen, nicht auf dem 🛒 iPad von Apple nicht in der Android-App und nicht in der Web-App im Browser.
  • Wenn Du eine Seitenvorlage für einen Abschnitt festlegst, gilt sie aber für alle Geräte, auf denen Du dieses Notizbuch geöffnet hast, also auch beim Erstellen neuer Seiten auf einem zusätzlichen Windows-Tablet oder auf dem iPad. Das ist vor allem praktisch, wenn Du mit mehreren Personen in OneNote arbeitest und alle Kolleg*innen auf dieselben Vorlagen zugreifen sollen.
  • Die Sammlung Deiner auf dem PC gespeicherten Vorlagen wird wiederum nicht per Cloud oder anderweitig synchronisiert. Du kannst die Vorlagen-Datei aber manuell sichern. Sie heißt Meine Vorlagen.one und versteckt sich in einem nicht veränderbaren Dateipfad auf der Festplatte:
    C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Für welche Zwecke nutzt Du Seitenvorlagen in OneNote? Welche Funktionen würdest Du Dir für Vorlagen noch wünschen? Wie Ich freue mich auf Deine Meinung als Kommentar unter diesem Artikel!

Über Stefan Malter:

  • Als Autor schreibe ich 👉🏻 Bücher und Blog-Artikel - vor allem über digitale Tools im Bildungsbereich.
  • Dafür wurde ich mehrfach als Microsoft Innovative Educator (MIE) Expert und als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

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