Was ist OneNote? – Einfach erklärt für Einsteiger!

Kaum zu glauben: OneNote ist eine Software, die Menschen auf der ganzen Welt längst auf ihrem PC installiert haben. Doch nur die wenigsten wissen das ohne Erklärung. Sie ahnen nicht, dass dieses unscheinbare Programm ihr gesamtes Leben verändern könnte.

Auch Du kannst von OneNote in Alltag und Beruf profitieren. Deshalb will ich Dir in dieser Erklärung ein paar grundlegende Antworten liefern: Was ist OneNote? Was macht man mit OneNote? Wie tickt OneNote?

Microsoft OneNote: Erst Geheimtipp, dann Siegeszug

Nicht umsonst galt OneNote lange als das bestgehütete Geheimnis von Microsoft. Die Software gehört schon seit 2003 zum bekannten Office-Paket, wurde aber in den ersten Jahren kaum beachtet.

Dabei stand OneNote immer im Schatten seiner berühmten Begleiter Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Nur wenige Fans haben damals schon das Potenzial der digitalen Notizbücher erkannt.

Das hat sich in den vergangenen Jahren spürbar geändert – auch weil Microsoft immer mehr praktische Funktionen ergänzt hat. Sicher haben auch die Verbreitung von Tablets mit digitalen Stiften und die Akzeptanz von Cloud-Lösungen zum späten Siegeszug von OneNote beigetragen.

In meinen Fortbildungen für OneNote bezeichne ich die Software oft als »eierlegende Wollmilchsau« oder als »Schweizer Taschenmesser«. OneNote enthält nämlich zahlreiche Werkzeuge unter einer Haube, für die man sonst jeweils zusätzliche Programme brauchen würde.

Ich kenne bis heute keine gleichwertige Alternative, die bei dem riesigen Funktionsumfang von Microsoft OneNote mithalten kann.

Mit OneNote alle Infos & Unterlagen im Griff

Lass uns eine kurze Bestandsaufnahme machen: Wie organisierst Du bislang Deine Dokumente für die Arbeit und private Unterlagen? Mittlerweile machen das die meisten Menschen in meinem Umfeld sowohl analog als auch digital.

Im Büro haben sie dicke Ordner, dünne Mappen, Briefablagen sowie diverse Stapel auf dem Schreibtisch. So sammeln sie zum Beispiel Gesprächsnotizen, Protokolle, Rechnungen, Zeitungsartikel, Projektskizzen und alles, was sonst noch so zu ihrem Job gehört.

Manche drucken sogar E-Mails auf Papier aus und heften jedes eingehende Schreiben sorgfältig ab. So schlummern längst veraltete Dokumente und Aufzeichnungen vor sich hin. Ein Großteil der Unterlagen hat schon lange kein Tageslicht mehr gesehen.

Zusätzlich füllt sich ihre Festplatte unerbittlich mit digitalen Textdokumenten, Excel-Tabellen, Fotos und Präsentationen, manchmal auch Audio-Aufnahmen und Videos. Diese vielen Dateien verteilen sich auf Dutzende Ordner und Unterordner.

Dahinter steckt zweifellos ein eigenes System. Mit ein bisschen Glück finden sie auf dem PC ja auch immer, was sie suchen. Das Hangeln durch die Ordner und das Durchklicken der Dateien kostet trotzdem oft Zeit und Nerven.

Erkennst Du Dich in dieser Beschreibung wieder? Dann lohnt sich der Umstieg auf Microsoft OneNote besonders.

Ich kenne einige Menschen, die mittlerweile nahezu papierlos arbeiten und ihre kompletten Unterlagen ausschließlich in OneNote zur Verfügung haben. Stattdessen sind alle Inhalte digital auf ihrem Laptop, auf ihrem Tablet und auf ihrem Smartphone griffbereit – jederzeit und an jedem Ort.

Informationen digital & papierlos organisieren

Microsoft OneNote kann Dir also dabei helfen, verschiedenste Inhalte wie Notizen, Dokumente und Informationen digital zu organisieren. Die virtuellen Notizbücher in der Software ersetzen zum Beispiel dicke Ordner und Mappen voller Unterlagen sowie jede Form von Zettelwirtschaft.

Du kannst in OneNote Deine kompletten Unterlagen für Job und Familie verwalten, teilweise auch erstellen und anderen Personen präsentieren.

Wichtige Rechnungen und Briefe, Kochrezepte und Geschenkideen, Hotelreservierungen und Zeugnisse, Fitnesspläne und Fahrtenbücher, auch Projektpläne und Vorlagen für Protokolle finden in den digitalen Notizbüchern ihren Platz und lassen sich darin übersichtlich ablegen.

Beim Gestalten stehen Dir viele Funktionen zur Verfügung, die Du schon aus anderen Programmen wie Word und PowerPoint kennst.

Dabei wird die Software zum multimedialen »Alles-Schlucker«: Neben Texten kannst Du in OneNote auch Tabellen, Fotos, Audio-Aufnahmen, Online-Videos, PDF-Dateien, E-Mails, Artikel aus dem Internet und viele weitere Inhalte ablegen.

Sämtliche Unterlagen lassen sich dann in Sekundenschnelle durchsuchen, zum Beispiel nach einem bestimmten Begriff, einem aktuellen Projekt, einem früheren Reiseziel oder einem wichtigen Vorstandsbeschluss.

Schreiben, zeichnen, präsentieren mit OneNote

Sehr beliebt ist OneNote wegen seiner Stiftfunktionen, die wir uns in diesem Buch ausführlich anschauen werden. Im Zusammenspiel mit der passenden Hardware lassen sich handschriftliche Notizen einfügen und Skizzen zeichnen – quasi wie auf Papier.

So kannst Du zum Beispiel in Konferenzen mitschreiben, Gespräche mit Kund*innen dokumentieren oder Ideen beim Brainstorming festhalten.

Oft kommt OneNote als virtuelles Whiteboard zum Einsatz. Wenn Dein Gerät mit einem Beamer in der Schule oder einem Bildschirm im Besprechungsraum verbunden ist, kannst Du Inhalte live zeichnen und zeigen.

OneNote für die Zusammenarbeit mit anderen Personen

Die digitalen Notizbücher sind grundsätzlich in der Cloud gespeichert. Wenn Du Dein Gerät mal verlieren solltest oder wegen eines Defekts auswechseln musst, kannst Du Deine gesammelten Unterlagen leicht wiederherstellen. Dank OneNote geht nichts verloren!

Außerdem kannst Du die Inhalte über mehrere Geräte hinweg synchronisieren sowie mit Freunden, Bekannten und Kollegen teilen. Deshalb eignet sich OneNote zum Beispiel auch für die Organisation gemeinsamer Projekte, den Austausch in der Familie und die Vorbereitung von Veranstaltungen oder Gruppenreisen.

Wenn Du es willst und zulässt, kannst Du mit anderen Personen an den Einträgen arbeiten und so alle Beteiligten auf demselben Stand halten. Änderungen lassen sich leicht nachvollziehen und bei Bedarf wieder rückgängig machen. Deshalb schwören viele Firmen aufs Projektmanagement mit OneNote.

Eine weitere Stärke ist das Zusammenspiel mit anderen Tools wie der beliebten Kommunikationsplattform Microsoft Teams, dem E-Mail-Programm Outlook und weiteren Diensten innerhalb und außerhalb der Software-Familie.

Zusätzlich hat Microsoft einige Erweiterungen für OneNote veröffentlicht, zum Beispiel für den Bildungsbereich. Dazu gehören die beliebten Kursnotizbücher (Class Notebooks), die speziell für Lehrer*innen und Schüler*innen entwickelt wurden.

Der Plastische Reader wiederum liest Texte vor – im Sinne der Inklusion optisch unterstützt. Dazu kommen noch die hilfreichen Mathematik-Tools, die integrierte Übersetzungsfunktion und viele weitere Funktionen, die ich Dir hier zeigen werde.

Kurzum: Mithilfe von OneNote behältst Du endlich den Überblick über sämtliche Unterlagen und Notizen sowie weitere Infos im Job und im Privatleben. Per Laptop, Tablet oder Smartphone hast Du immer und überall Zugriff auf Deine Inhalte. Wie das alles im Einzelnen funktioniert, kannst Du mit meiner Hilfe Schritt für Schritt lernen.

Was Du vorab über OneNote wissen solltest …

• Mit Microsoft OneNote erstellst und verwaltest Du verschiedenste Inhalte in digitalen Notizbüchern. Diese sind herkömmlichen Notizbüchern aus Papier in vielerlei Hinsicht überlegen – dank ihrer multimedialen Möglichkeiten.

• OneNote unterstützt die Bedienung mit digitalen Stiften und eignet sich deshalb auch für handschriftliche Notizen. Auf den Seiten kannst Du schreiben und zeichnen – wie auf Papier – und so zum Beispiel auch erklärende Skizzen, mathematische Formeln und Tafelbilder in OneNote vorbereiten.

• Du kannst OneNote grundsätzlich kostenlos nutzen – auch ohne Lizenz für Microsoft Office bzw. Microsoft 365. Um Notizbücher in der Cloud zu speichern, benötigst Du nur ein Benutzerkonto, das man ebenfalls gratis erstellen kann.

• Es gibt mehrere Versionen OneNote, und zwar für verschiedene Geräte und ihre jeweiligen Betriebssysteme. Weil sie sich im Detail unterscheiden, erfährst Du hier mehr über die Vorteile und Nachteile der OneNote-Versionen.

• Viele Arbeitnehmer erhalten von ihrer Firma eine Lizenz und ein Benutzerkonto für das Software-Paket Microsoft 365. Darin sind zahlreiche Programme als sogenannte Web-Apps enthalten, die online in jedem Internetbrowser laufen. So kannst Du OneNote auf nahezu jedem Gerät und Betriebssystem nutzen.

• Bequemer arbeitest Du mit der Windows-Version von OneNote, die Du auf dem PC installieren kannst. Darin werden alle Notizbücher aus der Cloud mit Deinem Gerät synchronisiert. So kannst Du auch offline auf alle Inhalte zugreifen. Das ist wiederum sehr praktisch, falls Du unterwegs mal keine Internetverbindung zur Verfügung hast. Diese Version von OneNote behandle ich in diesem Blog bevorzugt, da sie die mit Abstand meisten Funktionen enthält.

• OneNote gibt’s zudem als mobile App, die Du auf dem iPad oder Smartphone herunterladen und nutzen kannst. Sie enthält die wichtigsten Möglichkeiten, um digitale Notizbücher anzusehen und in Teilen auch zu bearbeiten. Im Vergleich zur Windows-Version fehlen einige Funktionen. Alle bedeutenden Unterschiede erwähne ich nach Möglichkeit ebenfalls in meinen Anleitungen.

Unterm Strich ist OneNote für mich das mit Abstand mächtigste Tool in der Office-Familie. Ich freue mich immer sehr über den Aha-Effekt in meinen Schulungen für OneNote, wenn ich die Teilnehmenden mit den vielen Möglichkeiten überraschen darf.