Was ist OneNote? – Einfach erklärt für Einsteiger!

Kaum zu glauben: OneNote ist eine Software, die Menschen auf der ganzen Welt längst auf ihrem PC installiert haben. Doch nur die wenigsten wissen das. Sie ahnen nicht, dass dieses unscheinbare Programm ihr gesamtes Leben verändern könnte.

In diesem Beitrag will ich Dir Antworten liefern: Was ist OneNote? Was kann OneNote? Wie tickt OneNote? Darüber hinaus empfehle ich Dir für die ersten Schritte mit der Software gerne meine beliebte Anleitung „OneNote für Einsteiger“.

Microsoft OneNote: Erst Geheimtipp, dann Siegeszug

In meinen Fortbildungen bezeichne ich OneNote oft als »eierlegende Wollmilchsau« oder als »Schweizer Taschenmesser«. Die Software enthält nämlich zahlreiche Werkzeuge unter einer Haube, für die man sonst jeweils zusätzliche Programme brauchen würde. Ich kenne bis heute keine gleichwertige Alternative, die bei dem riesigen Funktionsumfang mithalten kann.

OneNote als Schweizer Taschenmesser
OneNote als Schweizer Taschenmesser

OneNote galt lange Zeit als das bestgehütete Geheimnis von Microsoft. Schließlich gehört das Programm schon seit 2003 zum bekannten Office-Paket, wurde aber in den ersten Jahren kaum beachtet. OneNote stand damals immer im Schatten seiner berühmten Mitstreiter Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

Das hat sich in den vergangenen Jahren merklich geändert – auch weil Microsoft immer mehr praktische Funktionen entwickelt und ergänzt hat. Sicher haben auch die Verbreitung von Tablets mit digitalen Stiften, die allgemeine Akzeptanz von Cloud-Lösungen sowie die Integration in andere Tools wie Microsoft Teams zur Verbreitung von OneNote beigetragen.


Mit OneNote alle Unterlagen im Griff

Lass uns eine kurze Bestandsaufnahme machen: Wie organisierst Du bislang Deine Dokumente für die Arbeit und private Unterlagen? Mittlerweile machen das die meisten Menschen in meinem Umfeld sowohl analog als auch digital.

Im Büro oder im Homeoffice haben sie oft dicke Ordner, Mappen, Briefablagen und diverse Papierstapel auf dem Schreibtisch. So sammeln sie zum Beispiel Gesprächsnotizen, Protokolle, Rechnungen, Zeitungsartikel, Projektskizzen und alles, was sonst noch so zu ihrem Job gehört.

Zettelwirtschaft im Büro
Zettelwirtschaft im Büro

Manche drucken sogar E-Mails auf Papier aus und heften jedes eingehende Schreiben sorgfältig ab. So schlummern längst veraltete Dokumente vor sich hin. Ein Großteil der Unterlagen nimmt unnötig Platz weg und hat ehrlicherweise lange kein Tageslicht mehr gesehen.

Gleichzeitig füllt sich ihre Festplatte mit zahllosen Textdokumenten, Excel-Tabellen, digitalen Fotos und Präsentationen, teils auch Audio-Aufnahmen und Videos. Die vielen Dateien verteilen sich auf Dutzende Ordner und Unterordner. Dahinter steckt zweifellos ein eigenes System. Mit ein bisschen Glück finden sie ja auch immer, was sie suchen. Trotzdem kosten das Hangeln durch die Ordner und das Öffnen der einzelnen Dateien oft Zeit und Nerven.

Erkennst Du Dich in dieser Beschreibung wieder? Dann lohnt sich der Umstieg auf Microsoft OneNote besonders. Ich kenne einige Menschen, die mittlerweile nahezu papierlos arbeiten und ihre kompletten Unterlagen ausschließlich in OneNote zur Verfügung haben. Seitdem sind alle Inhalte digital auf ihrem Laptop, auf ihrem Tablet und auf ihrem Smartphone griffbereit – jederzeit und an jedem Ort.

Informationen digital und papierlos organisieren

Microsoft OneNote kann Dir also dabei helfen, verschiedenste Inhalte wie Notizen, Dokumente und Informationen digital zu organisieren. Die virtuellen Notizbücher innerhalb der Software ersetzen zum Beispiel schwere Ordner und dicke Mappen voller Unterlagen sowie jede Form von Zettelwirtschaft.

Du kannst in OneNote Deine kompletten Unterlagen für Job und Familie verwalten, teilweise auch erstellen und anderen Personen präsentieren. Wichtige Rechnungen und Briefe, Kochrezepte und Geschenkideen, Hotelreservierungen und Zeugnisse, Fitnesspläne und Fahrtenbücher, auch Projektpläne und Vorlagen für Protokolle haben in den digitalen Notizbüchern Platz und lassen sich darin übersichtlich ablegen.

Beim Gestalten der Inhalte stehen Dir viele Funktionen zur Verfügung, die Du schon aus anderen Office-Programmen wie Word und PowerPoint kennst.

Ideensammlung mit OneNote
Ideensammlung in Microsoft OneNote

Dabei wird die Software zum multimedialen »Alles-Schlucker«: Neben Texten kannst Du in OneNote auch Tabellen, Fotos, Audio-Aufnahmen, Online-Videos, PDF-Dateien, E-Mails, Artikel aus dem Internet und viele weitere Inhalte ablegen. Sämtliche Unterlagen lassen sich dann in Sekundenschnelle durchsuchen, zum Beispiel nach einem bestimmten Begriff, einem aktuellen Projekt, einem früheren Reiseziel oder einem wichtigen Vorstandsbeschluss.


Schreiben, zeichnen, präsentieren

Besonders beliebt ist OneNote wegen seiner Stiftfunktionen, die Du Dir unbedingt mal anschauen solltest. Im Zusammenspiel mit passender Hardware lassen sich handschriftliche Notizen einfügen und Skizzen zeichnen – quasi wie auf Papier. So kannst Du zum Beispiel in Konferenzen mitschreiben, Gespräche mit Kund*innen dokumentieren und Ideen bei Brainstorming festhalten.

OneNote als Whiteboard für Tafelbilder
OneNote als Whiteboard für Tafelbilder

OneNote kommt oft auch als virtuelles Whiteboard zum Einsatz. Wenn Dein Gerät mit einem Beamer im Hörsaal oder mit einem Bildschirm im Besprechungsraum verbunden ist, kannst Du Inhalte live zeichnen und zeigen.

Zusammenarbeit mit anderen Personen

Die digitalen Notizbücher sind grundsätzlich in der Cloud gespeichert. Wenn Du Dein Gerät mal verlieren solltest oder wegen eines Defekts auswechseln musst, kannst Du Deine gesammelten Unterlagen leicht auf einem neuen Tablet oder Laptop wiederherstellen. Dank OneNote geht nichts verloren!

Außerdem kannst Du die Inhalte über mehrere Geräte hinweg synchronisieren sowie mit Freunden, Bekannten und Kollegen teilen. Deshalb eignet sich OneNote zum Beispiel auch für die Organisation gemeinsamer Projekte, für den Austausch in der Familie und für die Vorbereitung von Veranstaltungen oder Gruppenreisen. Wenn Du es willst und zulässt, kannst Du mit anderen Personen an den Einträgen arbeiten und so alle Beteiligten auf demselben Stand halten. Änderungen lassen sich leicht nachvollziehen und bei Bedarf wieder rückgängig machen.

Eine weitere Stärke ist das Zusammenspiel mit anderen Tools wie der beliebten Kommunikationsplattform Microsoft Teams, dem E-Mail-Programm Outlook und weiteren Diensten innerhalb und außerhalb der Software-Familie. Zusätzlich hat Microsoft einige Erweiterungen für OneNote veröffentlicht, zum Beispiel für den Bildungsbereich. Dazu gehören die beliebten Kursnotizbücher (Class Notebooks), die speziell für Lehrer*innen und Schüler*innen entwickelt wurden.

Schüleraufgabe im Kursnotizbuch
Schüleraufgabe im Kursnotizbuch auf dem iPad

Der Plastische Reader wiederum liest Texte vor – im Sinne der Inklusion optisch unterstützt. Dazu kommen noch die hilfreichen Mathematik-Tools, die integrierte Übersetzungsfunktion und viele weitere Funktionen, die ich Dir hier zeigen werde.

Kurzum: Mithilfe von OneNote behältst Du endlich den Überblick über sämtliche Unterlagen und Notizen sowie weitere Infos im Job und im Privatleben. Per Laptop, Tablet oder Smartphone hast Du immer und überall Zugriff auf Deine Inhalte. Wie das alles im Einzelnen funktioniert, lernst Du gleich Schritt für Schritt.


Wichtige Infos über Microsoft OneNote

Bevor Du Dich konkret mit der Software beschäftigst, fasse ich vorab schon mal zusammen, was Du grundsätzlich über Microsoft OneNote wissen solltest:

  • Mit Microsoft OneNote erstellst und verwaltest Du verschiedenste Inhalte in digitalen Notizbüchern. Diese sind herkömmlichen Notizbüchern aus Papier in vielerlei Hinsicht überlegen – dank ihrer multimedialen Möglichkeiten.
  • OneNote unterstützt die Bedienung mit digitalen Stiften und eignet sich daher auch für handschriftliche Notizen. Fast wie auf Papier kannst Du auf den Notizbuchseiten zum Beispiel erklärende Skizzen zeichnen und mathematische Formeln aufschreiben.
  • Viele Arbeitnehmer erhalten von ihrer Firma eine Lizenz und ein Benutzerkonto für das Software-Paket Microsoft 365. Darin sind zahlreiche Programme als sogenannte Web-Apps enthalten, die online in jedem Internetbrowser laufen. So kannst Du OneNote auf nahezu jedem Gerät und Betriebssystem nutzen, ohne darauf etwas installieren zu müssen.
Microsoft 365 Apps

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  • Bequemer arbeitest Du mit der Desktop-Version für Windows, die Du auf dem PC installieren und einrichten kannst. Darin werden alle Notizbücher aus der Cloud mit Deinem Gerät synchronisiert. So kannst Du auch offline auf alle Inhalte zugreifen. Das ist wiederum sehr praktisch, falls Du unterwegs mal keine Internetverbindung zur Verfügung hast. Diese Version von OneNote stelle ich hier im Blog bevorzugt vor, da sie die mit Abstand meisten Funktionen enthält.
  • OneNote gibt es zudem als App für die meisten mobilen Geräte, die Du auf Dein iPad oder Smartphone herunterladen kannst. Sie enthält die wichtigsten Möglichkeiten, um digitale Notizbücher anzusehen sowie teilweise auch zu bearbeiten. Im Vergleich zur Windows-Version fehlen hier allerdings einige Funktionen. Alle bedeutenden Unterschiede erwähne ich nach Möglichkeit in meinem Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Unterm Strich ist OneNote für mich das mit Abstand mächtigste Tool in der Office-Familie. Ich freue mich immer sehr über den Aha-Effekt in meinen Schulungen für OneNote, wenn ich die Teilnehmenden mit den vielen Möglichkeiten überraschen darf.

Ob der Funke auch bei Dir überspringen wird? Ich bin gespannt!

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"OneNote für Lehrer" - das Standardwerk für Schule und Unterricht mit noch mehr Tipps:

Ich bin Stefan Malter, freiberuflicher Autor und Medientrainer aus Dortmund. Hier auf Malter365.de findest Du meine besten Tipps und Anleitungen für Microsoft 365 sowie Infos zu meinen beliebten Büchern, Videokursen und Fortbildungen.

Stefan Malter | Autor | Medientrainer | Moderator

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