OneNote Kursnotizbuch sichern bei Schulwechsel [Anleitung]

Die 👉🏼 Kursnotizbücher in OneNote und Microsoft Teams sind praktisch, um Unterrichtsmaterial digital zu verteilen und Aufgaben der Schüler zu korrigieren. Doch Lehrer haben eine große Sorge: Was passiert bei einem Schulwechsel mit den Inhalten? Wie lässt sich ein Kursnotizbuch sichern und an der neuen Schule nutzen? Können auch Schüler nach ihrem Schulabschluss eine Kopie der digitalen Hefte in OneNote erstellen und aufbewahren?

Microsoft 365 Education - Buchcover

Ich gehe hier davon aus, dass Du schon mit OneNote und Teams in der Schule vertraut bist. Wie Du die Kursnotizbücher sinnvoll nutzt, kannst Du in meinem Handbuch für Lehrer nachlesen: 📙 „Microsoft 365 Education“ umfasst mehr als 500 Seiten und viele Tipps und Anregungen für digitalen Unterricht.


Kursnotizbücher übertragen per OneNote Online

Ein Kursnotizbuch zu sichern und in ein anderes Microsoft-Konto zu kopieren, ist ganz einfach. Die Funktion zum Übertragen findest Du in OneNote Online, der Web-App im Online-Portal von Microsoft 365 Education. Folge einfach der folgenden Anleitung Schritt für Schritt.

Vorab zur Erinnerung: Wenn Du ein Kursnotizbuch erstellst – direkt in OneNote oder als Teil eines 👉🏼 neuen Kurses in Microsoft Teams -, dann wird es immer in der Cloud gespeichert. Der eigentliche Speicherplatz ist der gemeinsame SharePoint der Gruppe in Microsoft 365. (Damit kommst Du im Schulalltag aber eigentlich nicht in Berührung – weder im Unterricht noch beim Erstellen und Verwalten von Unterrichtsmaterial in OneNote.)

Wenn Lehrer die Schule wechseln, haben sie zunächst zwei Möglichkeiten:

  • Die neue Schule nutzt auch Microsoft 365 Education. Dann kannst Du das Kursnotizbuch direkt in das neue Benutzerkonto übertragen. Dafür brauchst Du natürlich schon die Zugangsdaten mit Kennwort – rechtzeitig bevor die vorherige Schule Deine Inhalte löscht.
  • Alternativ lassen sich Kursnotizbücher in ein privates Microsoft-Konto kopieren. Das Benutzerkonto inklusive 5 GB Speicherplatz in der persönlichen Cloud OneDrive kannst Du 🌍 hier kostenlos erstellen. Vielleicht hast Du so ein Konto sogar schon, weil Du Dich damit in Windows anmeldest oder Outlook als E-Mail-Dienst nutzt.

Anleitung: Eine Kopie speichern in OneNote Online

  1. Öffne Deinen Browser und melde Dich wie üblich im 👉🏼 Online-Portal von Microsoft 365 Education an – natürlich im Bereich der vorherigen Schule.
  1. Wechsle über das Menü zur Startseite von OneNote Online und dann zur Ansicht Kursnotizbücher.
  1. Sorge über das kleine Symbol rechts oben dafür, dass alle vorhandenen Notizbücher als Liste zu sehen sind.
Kursnotizbücher in OneNote Online
Kursnotizbücher in OneNote Online
  1. Fahre nun mit der Maus über das gewünschte Kursnotizbuch. Wenn Du auf die drei Punkte neben dem Eintrag klickst, öffnet sich ein Kontextmenü mit weiteren Optionen.
Eine Kopie speichern im Kontextmenü
„Eine Kopie speichern“ im Kontextmenü
  1. Klicke auf „Eine Kopie speichern“. Sofort öffnet sich ein neues Fenster mit einem Assistenten, der Dich beim Archivieren der Schulnotizen begleitet. Wie angekündigt wählst Du nun aus, in welchem Benutzerkonto Du das ausgewählte Kursnotizbuch sichern möchtest.
Eine Kopie dieses Notizbuchs speichern
Eine Kopie dieses Notizbuchs speichern
  1. Im nächsten Schritt sollst Du Dich schon in Deinem zukünftigen Benutzerkonto anmelden. Gib im Anmeldefenster erst die dazugehörige E-Mail-Adresse und dann das Kennwort ein.
  1. Du musst OneNote Online noch erlauben, auf das neue Microsoft-Konto zuzugreifen und Inhalte darin erstellen zu dürfen. Wen Du damit einverstanden bist, dann klicke unten auf Ja.
Zustimmung für "Save a copy" erteilen
Zustimmung für „Save a copy“ erteilen
  1. Nach einer weiteren Bestätigung startet OneNote den Kopiervorgang und sendet Dein Kursnotizbuch an das neue Benutzerkonto. Wenn alles geklappt hat, erhältst Du nach kurzer Zeit eine Nachricht per E-Mail.
Bestätigung für den Kopiervorgang
Bestätigung für den Kopiervorgang

Überprüfe unbedingt, ob das Kursnotizbuch mit allen Inhalten wie gewünscht gesichert wurde. Melde Dich dafür im neuen Benutzerkonto an und rufe dort wieder OneNote als Web-App im Online-Portal auf. Du solltest das Notizbuch nun auch mit Deiner bevorzugten 👉🏼 Version von OneNote öffnen können, zum Beispiel auf dem Windows-Desktop oder in der 👉🏼 App auf dem iPad.


Weitere Optionen zum Sichern der Kursnotizbücher

Es gibt noch weitere Möglichkeiten, die Inhalte Deiner OneNote-Kursnotizbücher zu sichern – bei einem Schulwechsel oder einfach als persönliches Backup. Sie sind auch sinnvoll, wenn Du kein Microsoft-Konto zur Verfügung hast oder Inhalte nur noch lokal speichern möchtest statt in der Cloud.

Leider gibt es im Internet einige „Experten“, die dafür das Hantieren mit Notizbuch-Dateien in versteckten Ordnern auf der Festplatte oder gar im synchronisierten Cache auf Deinem PC empfehlen.

⚠️ Von solchen Anleitungen rate ich Dir explizit ab!

Das Risiko ist viel zu groß, dass beim Speichern etwas schief läuft und Inhalte verloren gehen. Stattdessen empfehle ich Dir die folgenden Möglichkeiten, um Notizbücher in OneNote zu sichern. Sie werden so oder ähnlich auch von Microsoft empfohlen.

Abschnitte manuell kopieren / verschieben

Bei dieser Methode hast Du die volle Kontrolle über das Übertragen Deiner Inhalte. Sie funktioniert in jeder 👉🏼 Version von OneNote, also sowohl im Desktop-Programm für Windows als auch in der App aus dem Microsoft Store als auch auf dem iPad*. Ein Vorteil dieser Methode ist auch, dass Du auf Wunsch nur bestimmte Abschnitte übertragen kannst.

  1. Melde Dich in der jeweiligen App mit den beiden Benutzerkonten an, also zum Beispiel sowohl mit Deinem Schulkonto als auch mit einem persönlichen Microsoft-Konto.
  1. Öffne das zu sichernde Kursnotizbuch in der Benutzeroberfläche, sodass die Abschnitte und Seiten vollständig synchronisiert werden.
PDF-Vorlage - eingefügt und beschriftet in OneNote
Seite im Kursnotizbuch – synchronisiert in OneNote (Desktop)
  1. Erstelle ein 👉🏼 neues Notizbuch und achte dabei darauf, dass es im neuen Benutzerkonto gespeichert wird. Wenn Du die Desktop-Version für Windows nutzt, kann das auch ein lokal gespeichertes Notizbuch auf der Festplatte sein.
  1. Kopiere oder verschiebe nun nacheinander die gewünschten Abschnitte aus dem vorherigen Notizbuch in das neu erstellte Notizbuch. OneNote synchronisiert die Inhalte wie gewohnt automatisch.

Komplettes Kursnotizbuch exportieren

Diese Methode funktioniert nur in der Desktop-Version für Windows, die Microsoft 👉🏼 als Teil des Office-Pakets auf dem PC installiert. Du solltest Dein Kursnotizbuch schon in dem Programm geöffnet und synchronisiert haben.

  1. Klicke erst links oben auf Datei, dann weiter unten im Menü auf Exportieren und in der Auswahl rechts daneben auf Notizbuch.
  1. Entscheide Dich für das Format OneNote-Paket (ONEPKG-Datei). Klicke dann noch auf Exportieren und wähle einen Speicherort auf der Festplatte aus.
Exportieren mit der Desktop-Version für Windows
Exportieren mit der Desktop-Version für Windows

Dieses spezielle Dateiformat lässt sich nur mit OneNote wieder öffnen. Der Vorteil ist, dass Du das vollständige Notizbuch nach dem erneuten Import wie zuvor ansehen und alle Inhalte bearbeiten kannst. Auch interaktive und multimediale Elemente bleiben voll funktionsfähig. In einem früheren Blog-Artikel findest Du 👉🏼 weitere Infos zur Export-Funktion von OneNote.

Exportieren als Word-Dokument oder PDF-Datei

Das Office-Programm bietet Dir auch an, Seiten und Abschnitte in andere Dateiformate zu exportieren, zum Beispiel als Word-Dokument oder als PDF-Datei. Den Dialog findest Du ebenfalls im Datei-Menü unter Exportieren.

Zu dieser Methode greifst Du vermutlich, wenn Du in Zukunft voraussichtlich nicht mehr mit OneNote arbeiten wirst und Deine Inhalte trotzdem sichern, aufbewahren und vielleicht doch noch weiterverwenden möchtest.

  • In einem Word-Dokument kannst Du enthaltene Texte weiter bearbeiten. Die Inhalte sehen vermutlich anders aus als in OneNote, weil sich Absätze und Tabellen ans Layout der Seiten in Word anpassen.
  • PDF-Dateien haben wiederum ein festes Layout und können nicht ohne Weiteres geändert werden. Damit kannst Du also quasi den Endstand Deiner Unterlagen im OneNote-Kursnotizbuch sichern.

Auf eine Stolperfalle möchte ich Dich noch hinweisen: Weil OneNote-Seiten unendlich groß sein können, fügen sich die Inhalte beim Export eventuell nicht gut in Seiten mit festem Format ein. Das gilt zum Beispiel oft für Tafelbilder, die Du in 👉🏼 OneNote als Whiteboard-Ersatz erstellst.

Eine Lösung kann es sein, das 👉🏼 Papierformat in OneNote auf DIN A4 zu begrenzen. So siehst Du vorab, ob Deine Textcontainer, Bilder und Skizzen auf eine Seite passen oder über den Rand ragen.

OneNote für Lehrer

Wenn Du die Software von Grund auf kennenlernen und Dein Unterrichtsmaterial digital erstellen und organisieren willst, dann empfehle ich Dir hier gerne noch 📓 meinen Bestseller „OneNote für Lehrer“. Das Handbuch für Schule und Unterricht ist weiterhin als Taschenbuch und E-Book bei Amazon.de erhältlich.

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2 Gedanken zu „OneNote Kursnotizbuch sichern bei Schulwechsel [Anleitung]“

  1. Hallo,
    vielen Dank für die vielen hilfreichen Tipps und Tricks in der Microsoft Welt.
    Leider finde ich in meinem OneNote Online nicht die Auswahl „eine Kopie speichern“. so dass mir nur die Möglichkeit der harten Kopie bzw. des Downloads bleibt. Wahrscheinlich muss diese Möglichkeit irgendwo freigeschaltet werden.
    LG Ute

    Antworten
    • Hallo Ute,

      ich helfe nach Möglichkeit immer gerne weiter, aber Ferndiagnosen sind natürlich nicht ganz einfach. Diese Anleitung funktioniert ausschließlich mit Kursnotizbüchern in OneNote, nicht mit regulären Notizbüchern. Bitte stelle auch sicher, dass Du ganz genau an der Stelle guckst wie oben beschrieben. Leider hat Microsoft die Funktion „Eine Kopie speichern“ für Kursnotizbücher ja ein bisschen versteckt.

      Toi toi toi & viele Grüße

      Stefan

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