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Einführung von Microsoft 365: Nutzung messen und auswerten (10)

Wie zufrieden bist Du mit der Einführung von Microsoft 365 in Deiner Firma oder Schule? Hat der Wechsel auf die neue Software wie geplant geklappt? Haben sich Deine Bemühungen über Woche und Monate gelohnt?

Sicher hast Du mittlerweile ein Gefühl dafür entwickelt, ob sich die Programme und Dienste schon in Eurem Arbeitsalltag etabliert und bewährt haben. Als Führungskraft weißt Du aber auch, dass so ein Bauchgefühl trügen kann.

Im letzten Teil dieser Artikel-Serie wollen wir also nochmal Fakten schaffen: Wie kannst Du herausfinden, ob die Umstellung auf Microsoft 365 erfolgreich war? Welche Möglichkeiten gibt es, die Akzeptanz der Software zu analysieren? Lässt sich überhaupt verlässlich messen, ob sich Produktivität und Kommunikation im Team verbessert haben?

Falls Du die vorherigen Beiträge verpasst hast, findest Du unter diesem Blog-Artikel ein Inhaltsverzeichnis mit allen verfügbaren Links.

Erinnere Dich an Deine Ziele!

Es ist nun schon eine Weile her: Vor der Einführung der Software solltest Du Deine Erwartungen an Microsoft 365 formulieren. Im besten Fall hast Du die Ziele damals sogar verschriftlicht – so wie in Teil 2 dieser Artikel-Serie empfohlen.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um diese Notizen wieder herauszukramen. Du musst schließlich wissen und entscheiden, was genau Du eigentlich auswerten willst. Vielleicht hast Du sogar Kennzahlen (KPIs) festgelegt, an denen Du Dich nun bei der Auswertung orientieren kannst.

Welchen Schwerpunkt Du bei der Analyse setzt, hängt erfahrungsgemäß auch von Deiner Organisation ab: Geht es Dir vorrangig um Effizient und Zeitersparnis? Ist Dir die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen wichtiger? Wolltest Du mithilfe von Microsoft 365 die Zahl der IT-Probleme senken und die zuständige Abteilung entlasten?

Ich würde Dir auf jeden Fall empfehlen, Dich bei der Auswertung nicht zu übernehmen. So eine Evaluation kann aufwändig und zeitraubend sein, wenn man sie systematisch und detailliert angeht. Auch deshalb solltest Du Dich auf bestimmte Fragen fokussieren, die Dir für die weitere Arbeit mit den digitalen Tools wertvoll erscheinen.


Wie wird Microsoft 365 überhaupt genutzt?

Wir wollen uns also nicht nur auf unser Bauchgefühl verlassen. Stattdessen interessiert Dich sicher, in welchem Umfang Microsoft 365 tatsächlich genutzt wird. Schließlich hast Du Arbeit, Zeit und Geld in die Einführung der Software investiert.

Natürlich könntest Du dazu eine Befragung starten oder die Kolleg*innen darum bitten, ihre Arbeitszeit mit den diversen Tools entsprechend nachzuhalten. Solche Maßnahmen sind in manchen Betrieben üblich, aber aufwändig und nervig. Das kannst Du auch einfacher haben.

Was viele nicht wissen: Die Nutzung der Apps und Dienste wird protokolliert. Im Admin Center von Microsoft 365 kannst Du Dir diverse Statistiken zur Akzeptanz und zur Verwendung der Plattform anschauen. In der Rubrik Berichte siehst Du zum Beispiel die Anzahl der täglichen Anmeldungen und die Häufigkeit von Dateifreigaben. Es gibt sogar eine eigens zusammengestellte Einführungsbewertung – speziell für Deine Organisation.

Hilfreich finde ich auch Angaben dazu, welche Apps mittlerweile besonders fleißig genutzt werden – und welche vielleicht noch gar nicht: Läuft die Kommunikation nun vermehrt per Microsoft Teams? Nimmt die Anzahl von E-Mails im Gegenzug ab?

Die dazugehörigen Graphen zeigen, wie sich die Verwendung im zeitlichen Verlauf verändert hat. So erkennst Du auch, ob Du auf bestimmte Anwendungen nochmal hinweisen oder einen Lern-Input als Impuls geben solltest.

Zufriedenheit abfragen – ganz selbstverständlich!

Wie wichtig ich die Einbeziehung der Belegschaft oder des Kollegiums finde, habe ich in den vorherigen Teilen dieser Serie ja schon mehrfach betont. Das ist offenbar nicht in allen Einrichtungen selbstverständlich und hängt auch oft davon ab, welche Team-Kultur Du als Führungskraft pflegst.

Ich möchte Dich hier nochmal dazu ermutigen, mit Deinen Kolleg*innen im Austausch zu bleiben. Frage in regelmäßigen Abständen ab, wie zufrieden alle Beteiligten mit der Umstellung auf Microsoft 365 sind – anfangs in kürzeren, später in größeren Umständen.

Für eine handfeste Auswertung eignet sich dagegen ein Online-Formular, das Du zum Beispiel leicht mit Microsoft Forms erstellen kannst – auf Wunsch auch anonym. Die Ergebnisse stellt die App direkt grafisch dar. Wenn Du die Umfrage regelmäßig durchführst, kannst Du die kontinuierliche Steigerung der Zufriedenheit später statistisch belegen.

Qualitative Antworten bekommst Du vermutlich eher in persönlichen Gesprächen. Persönliche Rückmeldungen sind wichtig, um das Feedback zur Software besser einordnen zu können. Du wirst sicher auch heraushören, wo es trotz aller Maßnahmen noch hakt und was sich Dein Team wünschen würde, zum Beispiel weitere Schulungen für Microsoft-Software bzw. bestimmte Anwendungen.


Weitere Vergleiche für Deine Auswertung

Dass ich Dir hier keine allgemeingültigen Tipps und Vorlagen für Deine Analyse bieten kann, ist sicher verständlich. Dafür unterscheiden sich Organisationen zu sehr und haben jeweils eigene Herausforderungen – nicht nur wenn es um neue Software geht.

In manchen Branchen gibt es sogenannte Benchmarks, also Vergleichswerte mit eindeutigen Maßstäben. Sie helfen Dir zum Beispiel bei der Einschätzung der Produktivität: Wie lange sollten bestimmte Aufgaben dauern? Wie hoch sollte der Output sein?

Auf Einrichtungen wie Behörden, Schulen und Benchmarks lassen sich solche Maßstäbe selten anwenden. Deshalb musst Du eigenständig überlegen, an welchen Faktoren Du den tatsächlichen Erfolg noch ablesen könntest.

Das können Anhaltspunkte dafür sein, dass sich die Einführung von Microsoft 365 für alle Beteiligten lohnt – über die abgefragte Zufriedenheit hinaus:

  • weniger Support-Anfragen in der IT-Abteilung
  • mehr erledigte Aufträge in kürzerem Zeitraum
  • weniger Papierverbrauch im Unternehmen
  • kürzere Besprechungen / Videokonferenzen
  • weniger E-Mail-Aufkommen – intern und extern
  • weniger Überstunden im Team
  • mehr / weniger Zugriff auf Schulungsunterlagen

Dir fallen sicher noch weitere Beispiele dafür ein, wenn Du nochmal einen Blick in Dein Konzept für die Umstellung wirfst.

Wie geht’s weiter mit Microsoft 365?

Du hast es geschafft! Du hast nicht nur meine Artikel-Serie durchgearbeitet, sondern hoffentlich auch die Einführung von Microsoft 365 erfolgreich vollzogen. Zugegeben: Ich konnte Dich hier zwar bei einigen wichtigen Gedanken begleiten, aber die eigentliche Arbeit lag bei Dir – von der Planung über das Konzept bis hin zur Auswertung. Dafür solltest Du Dir mal auf die Schulter klopfen!

Dass es mit der einmaligen Umstellung nicht getan ist, wird Dich nach meinen Ausführungen nicht mehr überraschen:

  • Zum einen entwickelt Microsoft die Software-Sammlung kontinuierlich weiter. Immer wieder kommen neue Apps und Funktionen dazu, die die Aufmerksamkeit Deiner Belegschaft einfordern. Aktuell bereichert vor allem der KI-Assistent Copilot in Microsoft 365 das moderne Arbeiten. Manchmal werden auch Benutzeroberflächen überarbeitet, so dass sich Dein Team umgewöhnen muss. Langweilig wird’s mit Microsoft jedenfalls nie.
  • Zum anderen gibt es sicher auch mal Veränderungen in Deiner Firma oder Schule. Neue Kolleg*innen kommen ins Team und müssen erst mal eingearbeitet werden. Neue Geräte werden angeschafft und müssen für die Arbeit mit Microsoft 365 eingerichtet werden. Vielleicht ändern sich auch mal interne Strukturen oder die Anforderungen an Deine Arbeit.

Das alles können Gründe dafür sein, weitere Schulungen für Microsoft 365 zu planen, bestehende Anleitungen zu überarbeiten und immer wieder zu überlegen, ob und wie die Software Dich und Euch im Arbeitsalltag noch besser unterstützen kann.

Entscheidend ist, dass Microsoft 365 die festgelegten Ziele und Erwartungen erfüllt. Nach einer geraumen Zeit solltest Du deshalb wieder von vorn beginnen und die bestehenden Arbeitsabläufe analysieren. Was Du dabei beachten solltest, erfährst Du – na klar – im ersten Teil dieser Artikel-Serie. Auch die weiteren Schritte kennst Du jetzt – und Du weißt, wo Du sie nochmal nachlesen kannst.

Toi toi toi & gutes Gelingen!

10-teiliger Leitfaden

Einführung von Microsoft 365 in Firmen & Schulen

Die wichtigsten Tipps, bevor Du Microsoft 365 als Software-Paket für Deine Organisation anschaffst:

Einführung von Microsoft 365 - Leitfaden

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