Einführung von Microsoft 365: Kommunikation bei Umstieg (6)

Es ist natürlich die Aufgabe von Verantwortlichen, Entscheidungen für ihr Team zu treffen, vielleicht sogar für die ganze Firma. Das gilt nicht nur für alleinige Führungskräfte, sondern auch für zuständige IT-Abteilungen. Wer die Einführung von Microsoft 365 plant und ein passendes Konzept erstellt hat, muss sich noch einer weiteren Herausforderung stellen: Die geplante Veränderung sowie die weiteren Schritte im Team gut zu kommunizieren.

In Teil 3 dieser Artikel-Serie hast Du schon erfahren, warum das Feedback aller Beteiligten vor der Umstellung auf Microsoft 365 so wichtig ist. Unten auf dieser Seite findest Du die Links zu allen bisherigen Beiträgen.

Jetzt klären wir, wie Du Dein geplantes Konzept so kommunizierst, dass sich alle Teammitglieder gut informiert fühlen. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, die Belegschaft Deiner Firma oder das Kollegium Deiner Schule auf den Wechsel zu Microsoft 365 vorzubereiten.

Nichts ist für alle selbstverständlich!

Du hast Dir mittlerweile viele Gedanken über die Einführung von Microsoft 365 gemacht. Wenn Du die bisherigen Teile dieser Artikel-Serie verfolgt hast, hast Du die bestehenden Arbeitsabläufe analysiert, das Feedback Deiner Kollegen ausgewertet, gemeinsame Ziele definiert und ein passendes Konzept verfasst. Kurzum: Du hast jetzt einen durchdachten Plan für den Wechsel zu Microsoft 365.

Das Problem: Die Notwendigkeit der Umstellung ist für Dich jetzt selbstverständlich. Du bist tief im Thema und natürlich der Überzeugung, dass der Einsatz der Software Deinen Betrieb voranbringt und dass die Digitalisierung bestimmter Prozesse viele Vorteile bringen kann. Du hast eine Vision entwickelt – die aber für alle anderen Kolleg*innen oft gar nicht so selbstverständlich ist, wie Du selbst glaubst.

Gerade deshalb solltest Du bei Deiner Kommunikation immer wieder die Gründe für die Einführung von Microsoft 365 mitdenken. Erinnere alle Beteiligten regelmäßig daran, weshalb Du die neue Software für sinnvoll hältst und welche Ziele Ihr damit verfolgt. Lasse keinen Zweifel daran, dass es gute Argumente für die Umstellung gibt – auch wenn die nächste Zeit zunächst mit zusätzlicher Anstrengung und Umgewöhnung verbunden ist.

Diese Phase trägt Dein Team erfahrungsgemäß eher mit, wenn die Frage nach dem „Warum“ für alle nachvollziehbar beantwortet ist. Auch Diskussionen mit einzelnen Kritikern kannst Du abkürzen, wenn Du die Vorteile von Microsoft 365 für Euren Arbeitsalltag schlüssig begründet hast.


Günstigen Zeitpunkt für die Kommunikation wählen

Auch der Zeitpunkt für die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle. Passe deshalb eine gute Gelegenheit ab: Wie ist aktuell die Stimmung im Team? Gibt es zur Zeit belastende Themen, die in den Köpfen Deiner Abteilung gerade Priorität haben und erst abgeräumt werden sollten? Akute Sparmaßnahmen im Betrieb oder eine drohende Entlassungswelle sind keine guten Voraussetzungen dafür, sich gemeinsam motiviert an eine neue Software zu wagen.

Ich würde immer auch empfehlen, sehr frühzeitig über die Einführung von Microsoft 365 und die weiteren Schritte zu informieren. Im besten Fall hast Du das im Zeitplan Deines Konzepts auch so mitgedacht.

Unterschätze nicht, dass sich Deine Teammitglieder auf Veränderungen vorbereiten und einstellen möchten. Eine Umstellung von heute auf morgen – alles schon gehört und erlebt – ist meist zum Scheitern verurteilt. Vielleicht entstehen in den Arbeitsbereichen vorab auch noch Fragen, für deren Klärung die Beteiligten Zeit brauchen.

Ausreichend Zeit solltest Du auch für die Kommunikation selbst einplanen. Mit einer lapidaren Info-Mail oder einer kurzen Erwähnung in der Konferenz ist es sicher nicht getan. Dafür ist die Einführung der neuen Software zu wichtig für Eure zukünftige Zusammenarbeit.

Form und Umfang hängen wiederum von Eurem Arbeitsalltag und der Größe der Einrichtung ab. Im Idealfall hast Du die Möglichkeit, Dein Team für zwei Stunden zu versammeln und Dein Konzept für die Umstellung auf Microsoft 365 ohne Zeitdruck vorzustellen.

Gib den Kolleg*innen nach Deinem Vortrag auch den Raum, Fragen zu stellen und Befürchtungen zu äußern. Sammle die Aspekte am besten schriftlich, um im Nachgang auf die Vorbehalte eingehen zu können.

Transparenz bei der Umstellung auf Microsoft 365

Das ist mittlerweile wohl klar sein: Du solltest den Wechsel zu Microsoft 365 nicht nur ankündigen, sondern verständlich und transparent erklären. Dein Team benötigt eine klare Vorstellung davon, wie sich sein Arbeitsalltag verändern wird und welchen Nutzen die Umstellung auf die neue Software mit sich bringt.

Ich habe Dir im vorherigen Teil empfohlen, Dein Konzept für die Einführung von Microsoft 365 schriftlich zu fixieren. Im Idealfall ist es schon so verfasst, dass Du es allen im Team als Referenz zur Verfügung stellen kannst – oder zumindest Teile davon. Wenn die Mitarbeitenden die erforderlichen Schritte plus Zeitplan jederzeit nachlesen können, vermeidest Du unnötige Nachfragen oder gar Missverständnisse im Nachgang. Auch fehlende Kolleg*innen sollten das Material erhalten.

Vielleicht lohnt es sich für die Kommunikation sogar, Dein Konzept als kurze Präsentation aufzubereiten oder es anderweitig als Informationsmaterial weiterzugeben. Ein zentraler Ort für die Dokumentation – zum Beispiel in OneNote und/oder Microsoft Teams – erhöht ebenfalls die Transparenz.


Kontinuierlich kommunizieren, nicht nur einmal!

Die Umstellung auf Microsoft 365 ist keine einmalige Veränderung, sondern ein fortlaufender Prozess. Dasselbe gilt deshalb auch für die Kommunikation dazu. Ein regelmäßiger Austausch mit Updates und Feedback sorgt dafür, dass sich Dein Team einbezogen fühlt.

Weitere Treffen geben auch Dir die Gelegenheit nachzujustieren: Hat sich Dein Konzept bislang bewährt? Werden alle Vereinbarungen eingehalten? Wo benötigt Deine Mannschaft mehr Unterstützung als gedacht?

Passend dazu kümmern wir uns im kommenden Teil dieser Serie um Schulungen für Microsoft 365. Wie wichtig sind Fortbildungen zu den verschiedenen Apps und Programmen? Welche häufigen Fehler machen Trainer in Firmen und Schulen? Natürlich gibt’s auch im nächsten Beitrag wieder viele Tipps und Anregungen, damit die Einführung von Microsoft 365 bestmöglich gelingt.

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