Einführung von Microsoft 365: Konzept für Umstieg erstellen (5)

Die Voraussetzungen für Microsoft 365 sind geschaffen. Die Ziele sind definiert. Du kennst alle Erwartungen im Team. Jetzt können wir uns endlich konkret um das Konzept für die Einführung von Microsoft 365 kümmern.

Für so ein Konzept gibt es allerdings keine allgemeingültige Vorlage als Einheitslösung. Die Strukturen und Anforderungen von Firmen, Schulen und sonstigen Einrichtungen sind einfach zu unterschiedlich. Ich kann Dir hier also die Arbeit an einem individuellen, maßgeschneiderten Konzept nicht abnehmen.

Stattdessen möchte ich Dir weitere Erfahrungen für Deinen Masterplan mit auf den Weg geben, damit die Einführung von Microsoft 365 in Deiner Organisation möglichst gut gelingt. Mithilfe der folgenden Tipps erhöhst Du die Chance, dass keine Abteilung auf der Strecke bleibt und sich niemand im Team überfordert fühlt.

Dies ist Teil 5 meiner Artikel-Serie zur Einführung von Microsoft 365 in Firmen und Schulen. Ich setze hier voraus, dass Du die vorherigen Schritte schon kennst. Die Links findest Du im Inhaltsverzeichnis ganz unten in diesem Beitrag.

Schrittweise und kleinschrittig planen

Von einem Tag auf den anderen auf die neue Software umzustellen, ist keine gute Idee. Zu groß ist das Risiko, dass Dinge nicht auf Anhieb funktionieren und Du den eingespielten Arbeitsalltag empfindlich störst oder gar lahmlegst.

Deshalb solltest Du die Einführung von Microsoft 365 schrittweise planen – sowohl zeitlich als auch personell. Vielleicht bietet es sich in Deiner Organisation an, in einer ausgewählten Arbeitsgruppe oder mit bestimmten Tätigkeiten zu beginnen, die ihr in Zukunft mit Microsoft Teams, OneNote oder Planner umsetzen wollt.

Gut durchdachte Etappen ermöglichen es Deinen Mitarbeitern außerdem, sich allmählich an die neuen Tools und Prozesse zu gewöhnen und im Team mitzuhalten. Veränderungen brauchen eben mehr Zeit und Gewöhnung, als es sich Führungskräfte oft wünschen.


Apps in Microsoft 365 gezielt auswählen

Die Flut neuer Anwendungen in dem Software-Paket kann Dein Team überwältigen. Auch wenn das Angebot der angeschafften Lizenzen beeindruckend ist: Niemand zwingt Euch, sofort alle Apps und Dienste in Microsoft 365 zu nutzen und in allen Arbeitsbereichen gleichzeitig einzuführen.

Setze in Deinem Konzept klare Prioritäten: Welche Apps erfüllen die definierten Ziele und Erwartungen am besten und einfachsten? Entscheide Dich zunächst für die Anwendungen in Microsoft 365, die sich für die Einführung neuer Arbeitsabläufe besonders gut eignen.

Erweitere die Palette dann nach und nach, wenn das Team sich wohler fühlt und schon erste Erfolgserlebnisse feiern konnte. Das ist die beste Voraussetzung dafür, sich im nächsten Schritt an das Zusammenspiel der verschiedenen Apps und Dienste in Microsoft 365 heranzutasten.

Vergiss nicht, Fortbildungen oder Ressourcen für die ausgewählten Apps mitzudenken. Mit geeigneten Handbüchern, Videokursen und Schulungen unterstützt Du Deine Mitarbeiter dabei, sich schnell mit den neuen Tools vertraut zu machen. Tipps für Schulungskonzepte zu Microsoft 365 gibt’s in Teil 7 dieser Artikel-Serie.

Realistischen Zeitplan erstellen

Ich finde einen nachvollziehbaren Zeitplan wichtig, an dem sich alle Beteiligten orientieren können. Dabei solltest Du immer von den geplanten Zielen ausgehen: Welche Prozesse sollen bis zu welchem Zeitpunkt auf Microsoft 365 umgestellt sein? Mit welchen Apps sollen Deine Kolleg*innen bis zu welchem Zeitpunkt vertraut sein?

Finde in Deinem Zeitplan die richtige Balance: Eine zu eng getaktete Einführung kann zu unnötigem Druck und Abwehrreaktionen im Team führen. Plane unbedingt auch etwas Puffer ein, weil es beim Ausprobieren der Software zu unerwarteten Problemen kommt.

Eine zu ausgedehnte Einführungsphase wiederum nimmt der Umstellung auf Microsoft 365 die Fahrt. Vermeide, dass die anfängliche Motivation im Team versandet. Außerdem möchtest Du den Prozess sicher nicht verzögern, damit sich die angeschafften Lizenzen so bald wie möglich lohnen.

Definiere unbedingt auch, wer die Einhaltung des Zeitplans kontrolliert und die Etappenziele im Blick behält. Kümmerst Du Dich selbst darum oder gibst Du diese Aufgabe an andere Verantwortliche in Deiner Einrichtung ab?


Konzept für alle verschriftlichen und visualisieren

Sicher hast Du Dir im Kopf schon zurechtgelegt, wie Du das Konzept nun angehen möchtest. Du solltest Deine Vorstellungen unbedingt verschriftlichen und nachvollziehbar beschreiben, um später nicht den Überblick zu verlieren und den Fortschritt verlässlich verfolgen zu können.

Im Konzept solltest Du zum Beispiel die Ziele, den Zeitplan, die Zuständigkeiten, die einzuführenden Apps sowie geplante Schulungen schriftlich festhalten. Für solche Übersichten eignen sich natürlich Tabellen. Vielleicht bieten sich auch Schaubilder und Diagramme an, um die Schritte zur Umstellung auf Microsoft 365 zu visualisieren.

Noch viel wichtiger: Stelle Dein fertiges Konzept auch allen Beteiligten in Deiner Firma oder Schule zur Verfügung. Dafür eignet sich zum Beispiel ein digitales Notizbuch in OneNote, dass sich leicht aktualisieren und mit anderen teilen lässt.

Mit einem für alle sichtbaren Leitfaden bleibt Ihr in der Einführungsphase gemeinschaftlich auf Kurs. Klar formulierte Zeitpläne zum Nachlesen erhöhen nicht nur die Transparenz, sondern vermeiden zudem mögliche Missverständnisse im Team.

Wie Du Deine Mannschaft am besten über die Umstellung auf Microsoft 365 informierst, klären wir im nächsten Teil dieser Serie. Dann beschäftigen wir uns mit der Kommunikation rund um die geplante Software-Einführung.

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