Einführung von Microsoft 365: Mitarbeiter einbeziehen (3)

Die Einführung von Microsoft 365 sollte kein Alleingang sein. Im Gegenteil: Wenn Du die Akzeptanz für die Software in Deinem Team erhöhen willst, musst Du Deine Mitarbeiter*innen und ihre Bedürfnisse frühzeitig in die Umstellung auf Microsoft 365 einbeziehen.

Dies ist der dritte Teil meiner 10-teiligen Artikel-Serie Microsoft 365: Einführung in Firmen & Schulen. Ich gehe hier davon aus, dass Du schon die bestehenden Arbeitsabläufe analysiert und Ziele für die neue Software definiert hast – wie in Teil 1 & 2 beschrieben.

In diesem Beitrag verrate ich Dir, welche wichtige Rolle die Rückmeldungen Deines Teams bei der Einführung der Software spielen können.

Austausch im Team – nicht nur fürs Gefühl

Hand aufs Herz: Hast Du schon mit Deiner Abteilung oder Deinem Kollegium über die Einführung von Microsoft 365 gesprochen, und zwar vorab – über eine bloße Ankündigung hinaus?

Sicher hast Du als Führungskraft schon eine Vorstellung davon, welche Arbeitsabläufe im Team haken und was Du Dir von der Einführung von Microsoft 365 versprichst. Schließlich ist es Deine Aufgabe als Verantwortliche(r), den Überblick zu behalten und eine Vision für die digitale Zusammenarbeit zu entwickeln.

Doch viele Chefs und Schulleitungen vernachlässigen bei ihren Überlegungen die Perspektive derjenigen, die die Maßnahmen später ausbaden müssen: Der Mitarbeiter*innen.

Aus zwei Gründen ist es sinnvoll, Dein Team frühzeitig und umfassend in die Umstellung auf Microsoft 365 einzubeziehen und Deine bisherigen Gedanken mit den Vorstellungen Deiner Arbeitsgruppe abzugleichen:

1. Insider-Wissen aus erster Hand

Deine Mitarbeiter kennen die aktuellen Prozesse am besten. Sie wissen aus Erfahrung, welche Arbeitsschritte sich im Alltag bewährt haben. Sicher werden sie Dir auch bereitwillig verraten, welche Handgriffe und Absprachen sie für zu kompliziert oder unnötig halten. Das ist wertvolles Insider-Wissen aus erster Hand.

Lass Dir persönlich berichten, wie zufrieden Dein Team mit dem bestehenden Arbeitsalltag ist. Manche bestehende Abläufe lesen sich vielleicht auf dem Papier sinnvoll und sind für Dich selbstverständlich, kosten die Kolleg*innen aber vielleicht täglich nur Zeit und Nerven. Auch deshalb sind ihre Rückmeldungen und Vorschläge bereits vor der Einführung von Microsoft 365 Gold wert.

2. Austausch stärkt Akzeptanz und Vertrauen

Die folgende Erkenntnis ist nicht neu, trotzdem in vielen Betrieben nicht selbstverständlich und oft unterschätzt: Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Meinungen zählen und ihre Bedenken gehört werden, dann sind sie eher dazu bereit, anstehende Veränderungen zu akzeptieren und sich aktiv am Prozess zu beteiligen.

Der Austausch erhöht also enorm die Chance, dass die Umstellung auf Microsoft 365 erfolgreich und nachhaltig ist. Die Forschung bestätigt das übrigens auch: Die Zufriedenheit im Team wächst, wenn die Kolleg*innen ihr Arbeitsumfeld und ihre Arbeitsweise mitgestalten dürfen.

Dabei ist auch der Zeitpunkt wichtig. Niemand wird gerne vor vollendete Tatsachen gestellt. Deshalb solltest Du den Austausch schon in einer frühen Phase Deiner Planung suchen.

Die richtige Form fürs Feedback

Mache Dir nochmal Dein Ziel bewusst: Du möchtest erfahren, wie Deine Mitarbeiter*innen die aktuellen Arbeitsabläufe und den Einsatz vorhandener Tools erleben. Sie sollen frei äußern können, welche Herausforderungen sie sehen und welche Verbesserungsvorschläge sie haben.

Die Form des Feedbacks hängt natürlich von der Größe Deiner Abteilung bzw. des Kollegiums ab. Vielleicht kannst Du Dir die Zeit nehmen, Einzelgespräche zu führen, um Vorschläge für die Einführung von Microsoft 365 zu erfragen. Manche Firmen und Schulen setzen dafür auch eine gemeinsame Besprechung bzw. Konferenz an. Manchmal investieren Einrichtungen sogar einen kompletten Schulungstag zu Microsoft 365 mit moderierten Workshops.

Vielleicht bietet sich dafür auch eine anonyme Umfrage per Online-Formular an – umgesetzt mit Microsoft Forms. Manchen Mitarbeiter*innen fällt es so leichter, ihre Unzufriedenheiten und Ängste ehrlich mitzuteilen.

Durch geschickt gestellte Fragen in der Umfrage kannst Du wertvolle Einblicke in die verschiedenen Arbeitsbereiche. Die Auswertung der Kritikpunkte lässt sich oft in konkrete Vorschläge und Wünsche übersetzen.

Du kennst Dein Team am besten. Du wirst am besten einschätzen können, welche Form die richtige ist, um mit Deinen Kolleg*innen in den offenen Austausch zu kommen.

Feedback ist wichtig, aber die Entscheidungen triffst Du!

Zu Deiner Rolle als Leitungsperson gehört es, die Ziele im Blick zu behalten und dabei von der Meta-Ebene aus zu denken. Natürlich nimmst Du dabei auch die Rückmeldungen Deiner Arbeitsgruppe ernst.

Mache Dir bewusst, dass Veränderungen im vertrauten Arbeitsalltag für Unsicherheit sorgen kann. Eine so weitreichende Software-Umstellung ist eben mit vielen Veränderungen und Mühen verbunden, vor allem für weniger technikaffine Menschen.

Deshalb wirst Du beim Mitarbeiter-Feedback trennen müssen zwischen ernsthaften Befürchtungen und persönlichen Befindlichkeiten einzelner Kolleg*innen. Das zu unterscheiden, lernt jede Führungskraft in ihrem Berufsleben.

Sei also offen und konzentriere Dich auf sinnvolle Vorschläge aus Deinem Team. Unterm Strich gilt: Die Entscheidungen triffst Du! Du bist verantwortlich für die erfolgreiche Umstellung auf Microsoft 365. Deshalb musst in erster Linie Du Dich mit dem Konzept für die Einführung der Software wohlfühlen. Weitere Tipps und Anregungen dazu findest Du in den folgenden Teilen dieser Artikel-Serie.