Einführung von Microsoft 365: Vorsätze vorleben (8)

Ob es Dir gefällt oder nicht: Führungskräfte sind immer auch Vorbilder für Ihr Team. Die Umstellung auf Microsoft 365 betrifft also auch Dich im Chefsessel. Hast Du Dich bei Deinem Konzept eigentlich mitgedacht?

In den vorherigen Teilen dieser Artikel-Serie hast Du ja schon erfahren, warum die Einführung von Microsoft 365 nicht nur einen technologischen Wandel bedeutet. Lies gerne nochmal nach, warum bestimmte Apps der Software-Sammlung auch eine kulturelle Transformation in Deiner Firma oder Schule bewirken. Die Links zu den bisherigen Beiträgen findest Du unter diesem Text.

Jetzt geht’s also explizit um Dich: Führungskräfte spielen bei diesem Wandel nämlich auch über das Software-Konzept hinaus eine entscheidende Rolle – angefangen von den Top-Managern bis hin zu den Abteilungsleitern.

In den folgenden Absätzen beschreibe ich, warum es so wichtig ist, dass die Verantwortlichen in der Führungsriege nicht nur hinter den Kulissen, sondern auch im Arbeitsalltag die Nutzung von Microsoft 365 vorantreiben.

Alltag mit Microsoft 365 sichtbar vorleben

„Do as I say, not as I do.“ – Vielleicht hast Du diese englische Redewendung schon mal gehört oder gelesen. Sie steht beispielhaft für Menschen, die redensartlich „mit zweierlei Maß messen“, sich also nicht an ihre eigenen Vorgaben halten. Das wird gerade Chefs oft vorgeworfen.

Bezogen auf die Einführung von Microsoft 365 heißt das: Wenn Du die Verwendung der Software in Deiner Organisation vorgibst, dann solltest Du diese Maßgabe auch selbst einhalten. Anders formuliert: Warum sollten Deine Mitarbeitenden an die Vorteile der Umstellung glauben, wenn nicht mal ihr Chef damit arbeitet?

Wenn Du Microsoft 365 in Deiner Firma oder Schule etablieren willst, solltest Du die Umstellung nicht nur als IT-Projekt für die breite Masse ansehen, dass Dich in Deiner Rolle nichts angeht. Führungskräfte gelten eben auch als Architekten der Unternehmenskultur. Dein Verhalten ist auch Indikator für die gesamte Haltung Deiner Einrichtung gegenüber Innovation und Zusammenarbeit.

Dazu gehört die Bereitschaft, lebenslang dazuzulernen und sich weiterzuentwickeln. Vermittle als Chef also auch, dass niemand im Unternehmen immun gegenüber Veränderungen ist. Schließlich verändert sich digitales Arbeiten kontinuierlich. Die Software-Sammlung Microsoft 365 entwickelt sich ebenfalls ständig weiter und bekommt regelmäßig neue Funktionen spendiert.


Mit gutem Beispiel voran: Tipps für Microsoft 365

Du solltest Du die Software also auch zeitnah in Deine eigenen Arbeitsabläufe – am besten auch sichtbar für alle im Team. Hier findest Du ein paar Beispiele dafür, wie Du Apps und Dienste in Microsoft 365 selbst nutzen kannst:

Microsoft Teams für die interne Kommunikation

In Deinem Konzept zur Einführung für Microsoft 365 hast Du sicher auch beschrieben, wie Ihr in Zukunft die gemeinsame Kommunikation gestalten wollt. Viele Einrichtungen treffen dazu einfache Absprachen, zum Beispiel:

  • interne Kommunikation mit Microsoft Teams und
  • externe Kommunikation per E-Mail mit Outlook.

Halte Dich auch selbst konsequent an solche Ansprachen. Gewöhne Dich also daran, Nachrichten an Kolleg*innen nur noch per Microsoft Teams zu verbreiten. Nutze die Kanäle im Team für Ankündigungen und Diskussionen in der Gruppe. Vielleicht stellt Ihr sogar Telefonate untereinander auf Audio- und Videoanrufe per Teams um.

Gemeinsame Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner

Zu den typischen Aufgaben einer Führungskraft gehört es, Projekte zu planen und dabei Aufgaben zu verteilen. Was Du an wen delegierst, kannst Du leicht mit Microsoft Planner nachhalten. So sehen alle Beteiligten, wer was bis wann erledigen soll. Als Chef kannst Du den Zwischenstand verfolgen.

Wenn sich alle Kolleg*innen einbezogen fühlen und den Mehrwert von Planner erkennen, kannst Du Deine Arbeitsgruppe schnell an die digitale Aufgabenverwaltung gewöhnen. Der Online-Dienst lässt sich auch in Microsoft Teams einbetten, so dass der Zugriff im Alltag besonders leicht ist.

Infos und Vorlagen in Microsoft OneNote

Nutze Microsoft OneNote, um wichtige Mitteilungen, gemeinsame Protokolle, oft genutzte Vorlagen und allgemeine Dokumente zu sammeln. Die digitalen Notizbücher sind der perfekte Ort, um Informationen für die ganze Firma oder Schule bereitzustellen.

Je besser Du die Inhalte strukturierst und verschlagwortest, desto besser wird sich OneNote als Dreh- und Angelpunkt für die Zusammenarbeit herauskristallisieren. Wie Du verschiedene Inhalte in der Software verwaltest, zeige ich Dir in meinem erfolgreichen Handbuch „OneNote für Einsteiger“.

Apropos „gutes Beispiel“: Für Fortbildungen zu Microsoft 365 besuche ich regelmäßig Firmen und Schulen. Ich erlebe es oft, dass leitende Angestellte die Schulungen bei mir buchen, aber selbst nicht daran teilnehmen. Überlege Dir als Führungskraft, welchen Eindruck das hinterlässt und ob das wirklich ein gutes Signal an Dein Team ist.

Eigene Erfolge und Probleme offen kommunizieren

Als Verantwortlicher solltest Du Microsoft 365 nicht nur selbst aktiv nutzen, sondern auch offen darüber kommunizieren. Teile Deine persönlichen Erfahrungen, Herausforderungen und Erfolge im Umgang mit der Software mit Deinem Team.

Das schafft zum einen Transparenz, zum anderen baut es mögliche Berührungsängste ab. Es ist nämlich völlig in Ordnung, wenn auch beim Chef oder bei der Chefin nicht sofort alles reibungslos klappt. Lebe also vor, wie Du mit Schwierigkeiten am PC umgehst und wie Du nach Lösungen suchst. Auch das kann Vorbildcharakter für Deine Mitarbeitenden haben.

Am besten überlegt Ihr Euch auch, wie Ihr generell mit häufigen Fragen und Problemen rund um Microsoft 365 umgehen möchtet. Auf bestimmte Herausforderungen werdet Ihr bei der Einführung der Software vermutlich mehrfach stoßen. Tipps dafür gibt’s im nächsten Teil dieser Artikel-Serie.

10-teiliger Leitfaden

Einführung von Microsoft 365 in Firmen & Schulen

Die wichtigsten Tipps, bevor Du Microsoft 365 als Software-Paket für Deine Organisation anschaffst:

Einführung von Microsoft 365 - Leitfaden

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