Einführung von Microsoft 365: Ziele & Erwartungen festlegen (2)

Was erhoffst Du Dir eigentlich von Microsoft 365? Welche Ziele verfolgst Du mit der Einführung der Software in Deiner Firma oder Schule?

Dies ist der zweite Teil meiner 10-teiligen Artikel-Serie 👉🏻 Microsoft 365: Einführung in Unternehmen & Schulen. Hier wollen wir Deine Erwartungen klären: Geht es Dir einfach nur um den Einsatz der neuesten Technologien? Oder versprichst Du Dir von den digitalen Tools, effizienter zu arbeiten und Abläufe im Unternehmen zu optimieren?

Du solltest Deine Erwartungen vorab genau kennen – für Dich und Dein Team. Nur so kannst Du die Software im Betrieb sinnvoll implementieren und vor allem Deine Mitstreiter für die Arbeit mit Microsoft 365 gewinnen. Außerdem helfen Dir eindeutige Ziele später dabei, den tatsächlichen Nutzen der Tools im Alltag zu messen.

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Mögliche Ziele mit Microsoft 365

Im vorherigen Teil dieser Artikel-Serie haben wir 👉🏻 bestehende Arbeitsabläufe auf den Prüfstand gestellt. Ich hoffe, dass Du die Ergebnisse Deiner Analyse mindestens noch im Hinterkopf hast. Vielleicht hast Du Dir sogar Notizen und Skizzen dazu gemacht, wie Dein Team aktuell arbeitet.

Mache Dir nun über die folgenden Aspekte Gedanken. Die Liste enthält Anregungen, die ein Ausgangspunkt für Deine Überlegungen sein können. Wie deckungsgleich sind diese Überschriften mit Deinen persönlichen Zielen und Visionen für die digitale Zusammenarbeit? Welche Erwartungen an Microsoft 365 würdest Du anders formulieren oder sogar noch ergänzen?

Wen Du noch weitere Gedanken hast, dann schreibe sie doch gerne auch als Kommentar unter diesen Blog-Artikel. Sicher hilfst Du damit auch anderen Leser*innen, die gerade eine Einführung von Microsoft 365 planen.

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Zeit sparen & produktiver werden mit Microsoft 365

Microsoft 365 enthält verschiedene Apps und Dienste, die die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtern. Vielleicht möchtet Ihr in Zukunft effizientere Meetings abhalten, Dokumente zeitgleich gemeinsam bearbeiten oder wichtige Geschäftsdaten schneller auffindbar machen.

Mit Microsoft 365 lassen sich außerdem wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren. Künstliche Intelligenz unterstützt Dich schon jetzt dabei, Texte zu verbessern und Daten zu analysieren. So könnt Ihr Zeit sparen und produktiver arbeiten – für viele Firmen und Schulen eine willkommene Entlastung.

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Interne Kommunikation verbessern

Kluge Kommunikationswege sind ein besonders wichtiger Schlüssel für die Zusammenarbeit in Unternehmen und Bildungseinrichtungen.

Mit Software wie 👉🏻 Microsoft Teams und 👉🏻 Outlook kannst Du zum Beispiel eine neue Kommunikationskultur etablieren. Dabei lassen sich auch externe Partner, wichtige Kunden und Kolleg*innen im Homeoffice einbeziehen.

Das Ziel sollte immer sein, die Kommunikation im Team zu vereinfachen und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Die Werkzeuge dafür hast Du mit Microsoft 365 zur Verfügung. Über die dazugehörigen Regeln musst Du bzw. müsst Ihr entscheiden.

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Kosten senken & nachhaltiger arbeiten

Microsoft 365 kann auch dazu beitragen, Ressourcen zu sparen. Das wirkt sich nicht nur finanziell aus. Es trägt natürlich auch zur Umweltfreundlichkeit im Unternehmen bei.

Wenn Ihr Dokumente und Inhalte vornehmlich digital erstellt und untereinander teilt, könnt Ihr zum Beispiel den Papierverbrauch erheblich reduzieren und langfristig viel Geld für Büromaterial sparen. Auch Regale oder gar zusätzliche Räume für Ordner und Archive werden mit der richtigen Strategie unnötig.

Bestes Beispiel dafür sind die digitalen Notizbücher in Microsoft OneNote. Die Software ist in vielen Firmen und Schulen ein gemeinsamer Dreh- und Angelpunkt für wichtige Notizen und Unterlagen.

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Sicherheit erhöhen & für Datenschutz sensibilisieren

Viele Unternehmen entscheiden sich wegen der umfangreichen Sicherheitsfunktionen für Microsoft 365. Du kannst zum Beispiel Dienstgeräte aus der Ferne vewalten und sensible Daten besser schützen.

IT-Verantwortliche schätzen die vielen Security Features, müssen sich in die vielen Einstellungen und Möglichkeiten aber auch einarbeiten. Hier gilt es, das richtige Maß zwischen Kontrolle und Eigenverantwortung zu finden.

🎯 Sicher haben Deine Mitarbeiter*innen im Team noch weitere Anregungen, wie Microsoft 365 Eure Zusammenarbeit verbessern kann. Um ihr Feedback geht es im nächsten Blog-Artikel dieser Serie. Abonniere gerne auch meinen 👉🏻 kostenlosen Newsletter, um keine neuen Teile und weitere Tipps zu verpassen.