Einführung von Microsoft 365: Voraussetzungen schaffen (4)

Welche Voraussetzungen solltest Du mitdenken, damit die Einführung von Microsoft 365 gut klappt? Darüber sind sich Führungskräfte, IT-Abteilungen und Schulträger erstaunlich oft nicht im Klaren. Sie schaffen für ihre Firma oder Schule einfach einen Haufen teurer Lizenzen an und wundern sich dann, dass Microsoft 365 nicht so genutzt wird wie erhofft.

Dies ist Teil 4 meiner Artikel-Serie „Microsoft 365: Einführung in Firmen & Schulen“. Ich begleite Dich im gesamten Prozess und verrate Dir die größten Stolperfallen bei der Umstellung auf die Software. Jetzt kümmern wir uns darum, welche Voraussetzungen für Microsoft 365 Du vorab mitdenken und in Deiner Einrichtung schaffen solltest.

Technische Voraussetzungen für Microsoft 365

Haben alle Beteiligten die technischen Voraussetzungen, um mit Microsoft 365 arbeiten zu können? Muss eventuell neue Hardware angeschafft werden, um das Software-Paket gut nutzen zu können? Eignet sich die Infrastruktur Eurer Einrichtung für die enthaltenen Online-Dienste und die Arbeit in der Cloud?

Die meisten Anwendungen in Microsoft 365 lassen sich als Web-Apps im Browser öffnen und bedienen. Deshalb solltet Ihr in der Firma oder Schule eine stabile und schnelle Internetverbindung haben. Das ist ja leider noch nicht überall selbstverständlich.

Einige Anwendungen gibt es auch als Apps und Programme für die verschiedenen Betriebssysteme. Sie lassen sich also auf den Geräten installieren und dann auch offline nutzen. Auf das Zusammenspiel mit der Cloud setzen mittlerweile aber alle Versionen. Schau Dir dazu auch meine Übersicht für Microsoft 365 an.

Bei der technischen Infrastruktur ist zum Beispiel auch entscheidend, ob im Betrieb nur ein paar Dokumente online bearbeitet oder ständig zahlreiche Videokonferenzen parallel geführt werden. Zudem unterschätzen viele Einrichtungen die Belastung fürs Netzwerk, wenn sich täglich fast zeitgleich viele hundert Geräte anmelden – ein häufiges Problem in Schulen.

Dienstgeräte mit ausreichender Leistung

Ausreichend ausgestattete Dienstgeräte sind in jedem Fall wichtig, damit die Tools in Microsoft 365 reibungslos funktionieren – egal ob im Browser oder installiert auf dem Gerät. Stelle bestehende Büro-PCs auf den Prüfstand. Ab 8 Gigabyte Arbeitsspeicher sollte die Arbeit mit den Office-Programmen und größeren Dateien flüssig möglich sein.

Natürlich spielen auch der Prozessor und weitere Komponenten eine Rolle. Als Orientierung können auch die Systemanforderungen der jeweiligen Software dienen, die Microsoft auf seiner Website angibt.

Unter Windows haben die Anwendungen übrigens den größten Funktionsumfang. Die mobilen Apps für iPad & Co. sind dagegen oft eingeschränkt und haben weniger Möglichkeiten. Mache Dir nochmal die Anforderungen und Arbeitsgewohnheiten Deines Teams bewusst.

Ich persönlich sehe Tablets ja nur als Ergänzung für modernes und flexibles Arbeiten, aber allein wegen ihrer Bildschirmgröße sind sie m. E. nicht als alleiniges Dienstgerät geeignet.

Zeit für die Umstellung und Einarbeitung einplanen

Die Einführung von Microsoft 365 braucht zum einen Vorlauf, zum anderen auch im Prozess mehr Zeit als viele glauben. Das solltest Du bei der Umstellung mitdenken:

• Die IT-Abteilung bzw. die Verantwortlichen benötigen Zeit, um sich mit den Einstellungen des Systems auseinanderzusetzen. Dazu gehören zum Beispiel die vielen Sicherheitseinstellungen, die das Admin Center von Microsoft 365 bietet.

• Benutzerkonten müssen angelegt und mit Lizenzen verknüpft werden. Es gibt die Möglichkeit, viele Benutzerkonten für Microsoft 365 auf einmal zu erstellen. Erfahrungsgemäß wird es dabei Rückfragen und Klärungsbedarf geben – spätestens wenn die Zugangsdaten ans Team verteilt werden.

• Die Migration bestehender Daten braucht Zeit. Welche Dokumente müssen neu geordnet und eingepflegt werden? Was passiert mit bisherigen Postfächern, Kalendern und Adressbüchern? Der Umzug der Inhalte benötigt Zeit – und natürlich ein sinnvolles Konzept.

• Technik-Profis haben meist wenig Probleme, sich auf eine neue Software einzustellen. Das gilt erfahrungsgemäß nicht für alle Kolleg*innen im Team. Zusätzlich zu Schulungen (s. u.) brauchen Ungeübte oft mehr Zeit als gedacht für die Einarbeitung und Umstellung im Alltag.

Der Umfang hängt auch davon ab, wie groß die geplanten Veränderungen sind und welche Anwendungen in Zukunft zum Einsatz kommen sollen. Vor allem an das Arbeiten mit der Cloud und ans Zusammenspiel der Apps und Dienste in Microsoft 365 müssen sich wenig technikaffine Arbeitnehmer erst gewöhnen.

Meine Empfehlung: Definiere in Absprache mit Deinem Team feste Zeiträume für die schrittweise Umstellung. Mehr Tipps dazu gibt’s im nächsten Teil dieser Serie, wenn wir uns ums Konzept für die Einführung von Microsoft 365 kümmern.

Feste Ansprechpartner für IT-Support

Gerade während der Einführung, aber auch darüber hinaus sollten Deine Mitarbeiter feste Ansprechpartner für Fragen zu Microsoft 365 haben. Das ist in vielen Firmen und gerade Schulen leider nicht selbstverständlich.

Wer dann auf Probleme stößt oder Fragen zur Software hat, muss sich mühsam selbst informieren und zahllose Internetforen durchforsten. Das führt zu Frust, kostet unnötig Arbeitszeit und gefährdet im schlimmsten Fall die Akzeptanz der digitalen Tools.

Den Support können interne oder externe Expert*innen übernehmen. Dass sich die IT-Verantwortlichen mit Microsoft 365 auskennen müssen und entsprechend fortbilden sollten, versteht sich hoffentlich von selbst.

Ihr solltet unbedingt klären, wann und wie der IT-Support zu erreichen ist. Soll es eine Hotline für dringende Fälle geben? Reicht es, sich bei Problemen per E-Mail oder Microsoft Teams zu melden? Lohnt sich die Einführung eines Ticket-Systems per Online-Formular, zum Beispiel mit Microsoft Forms? Kann eine F.A.Q.-Seite im Intranet sinnvoll sein, die die häufigsten Fragen beantwortet und unnötige Kommunikation mit dem IT-Support vermeidet?

Abhängigkeiten von Microsoft 365 klären

Auch das gilt für jede neue Software: Bitte klärt intern, inwiefern die Einführung von Microsoft 365 für neue Abhängigkeiten sorgt oder bestehende Abhängigkeiten verstärkt. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit ihr in jedem Fall reibungslos arbeiten könnt?

• Wenn wichtige Apps und Dateien nur noch in der Cloud verfügbar sind, kann das gravierende Auswirkungen haben. Überlege gut, welche Dokumente, Tabellen und Präsentationen weiterhin besser lokal aufgehoben sind. Sonst ist Deine Firma bei der nächsten Internetstörung oder einem Ausfall von Microsoft 365 komplett arbeitsunfähig.

• Was passiert, wenn Ihr Euch in Zukunft doch wieder gegen Microsoft 365 entscheiden wollt oder müsst? Lassen sich erstellte Inhalte exportieren und in anderen Programmen nutzen? Informiere Dich schon vorab über diese Voraussetzungen, um bei der Einführung der Software langfristig gute Entscheidungen zu treffen. Niemand kann garantieren, dass die Microsoft-Apps ewig zur Verfügung stehen – erst recht nicht zum selben Preis.

• Nutzt Ihr aktuell eine spezielle Software, die im Arbeitsalltag unverzichtbar bleibt – zusätzlich zu Microsoft 365? Welche Optionen gibt es für das Zusammenspiel aller Apps und Programme? Vielleicht müssen Daten, Dokumente und sonstige Inhalte von der einen an die andere Software übergeben werden. Informiere Dich vorab über mögliche Verbindungen und Schnittstellen.

Fragen zum Datenschutz klären

Wer personenbezogene Daten speichert und verarbeitet, kommt um in der heutigen digitalen Welt nicht um das komplexe Thema Datenschutz herum. Microsoft gibt an, alle in der EU geltenden Gesetze einzuhalten. Dass einige Datenschützer Zweifel daran haben, habe ich hier im Blog schon oft thematisiert.

Ich kann hier natürlich keine allgemeingültige Rechtsberatung leisten. Fachleute empfehlen bestimmte Maßnahmen, um bestmöglich datenschutzkonform zu agieren. Informiere Dich deshalb an geeigneter Stelle, welche rechtlichen Voraussetzungen gelten.

Die meisten Maßnahmen gelten nicht nur für Microsoft 365, sondern für viele digitale Tools. So musst Du ggf. die Datenschutzerklärung auf Deiner Website anpassen und erweitern. Außerdem solltest Du Dein Team dafür sensibilisieren, was bei der Arbeit mit der Software und speziell in der Cloud zu beachten ist.

Du hast jetzt so viel Vorarbeit geleistet, dass wir uns im nächsten Schritt ganz konkret um das Konzept für die Einführung von Microsoft 365 kümmern können. Darum geht’s im folgenden Teil dieser Artikel-Serie.